Si un élève change d’avis ou s’est trompé à l’inscription, vous pouvez le transférer d’un cours à l’autre grâce à la fonctionnalité Transfert de participant sur Viviarto.
Tuto vidéo
Transférer un participant vers un autre cours
Le transfert de participant se fait depuis la fiche contrat de votre élève. Pour vous rendre sur la fiche contrat, suivez ces différentes étapes :
- Aller sur l’onglet Suivi des paiements accessible depuis le menu Finance
- Rechercher votre élève grâce à la barre de recherche
- Cliquer sur les 3 petits points à côté du nom de votre élève puis sur Achats
À ce niveau, la procédure est différente selon le moyen de paiement et l’échéances de l’élève.
Cas 1 : L’élève paye en chèques, espèces, etc…
Dans ce cas, que les montants soient égaux ou différents, le transfert de participant reste sur le même principe.
Une fois sur l’onglet :
- Cliquer sur les 3 petits points en face du cours à transférer puis sur Transférer
- Sélectionner si c’est un atelier avec des dates futures ou seulement des dates passés
- Sélectionnez le cours et le format sur lequel vous transférez l’élève
- Vérifier les montants
- Cliquer sur Transférer le participant
Votre élève est transféré vers son nouveau cours.
Lorsque vous transférez un participant, assurez-vous que les modalités du tarif cible sont correctes
Cas 2 : L’élève paye en ligne en carte bancaire ou prélèvement SEPA
Si l’élève a encore des prélèvements dans le futur
Suivez les mêmes instructions que pour le cas 1. Vérifiez à la fin que le contrat et les montants des prélèvements futurs sont bien modifiés.
Si l’élève a réglé totalement son inscription
Dans ce cas, il vous faudra suivre les étapes suivantes :
- Cliquer sur les 3 petits points en face du cours à transférer puis sur Transférer
- Sélectionner si c’est un atelier avec des dates futures ou seulement des dates passés
- Sélectionnez le cours et le format sur lequel vous transférez l’élève
- Sélectionner enfin le tarif.
- Vérifier les montants
- Cocher la case en bas de la fenêtre
Cliquer sur Transférer le participant
Votre élève est transféré vers son nouveau cours.
Si le tarif cible est le même que le tarif payé par votre élève, vous n’avez aucune modification à faire. Si le tarif est différent, une régularisation est à faire. Cette régularisation vous est indiquée plus bas.
Lorsque vous transférez un participant d’un cours A au cours B, le système libère automatiquement une place disponible dans le cours A et réserve une place dans le cours B.
Régulariser le montant de l’inscription
Avant un transfert de participant, vous devez vous assurer que les tarifs correspondent. Dans le cas où les tarifs ne correspondraient pas, une régularisation est nécessaire.
Cas 1 : L’élève paye en chèques, espèces, etc.
Dans ce cas, le contrat est automatiquement mis à jour lors du transfert de participant car vous ne devez pas cocher la case. Le montant du contrat est donc recalculé. Si les montants sont différents, vous devrez donc procéder à la régularisation du contrat.
L’élève a trop payé, il doit être remboursé
Si l’élève a totalement réglé son inscription, vous devrez vous charger directement de rembourser le trop-perçu à l’élève.
Si l’élève n’a pas encore réglé son inscription, vous n’avez aucune action à faire.
L’élève n’a pas assez payé, il doit donc payer plus
Il existe plusieurs cas de figures de régularisation lorsque l’élève a choisi de tout payer en ligne:
Si l’élève a totalement réglé son inscription, vous devrez vous charger directement de récupérer le surplus auprès de votre élève, que vous pourrez ajouter en paiement sur place
Si l’élève n’a pas encore réglé son inscription, vous n’avez aucune action à faire.
Cas 2 : L’élève paye en ligne, en carte bancaire ou prélèvement SEPA
Ce cas concerne les élèves ayant été transférés vers un cours qui diminue ou augmente le montant de l’inscription.
Tous les prélèvements n’ont pas encore été réalisés et ne vous ont pas encore été reversés
Dans ce cas, le contrat est automatiquement mis à jour lors du transfert de participant. Le montant du contrat est donc recalculé et les prélèvements restant automatiquement ajustés.
Tous les prélèvements sont passés
Il existe plusieurs cas de figure de régularisation lorsque l’élève a choisi de tout payer en ligne et a réglé entièrement son inscription.
L’élève a trop payé, il doit être remboursé
Dans ce cas, vous devez demander à Viviarto de régulariser le contrat.
- Si la totalité des prélèvements de cet élève ne vous a pas encore été reversée par Viviarto, Viviarto peut rembourser l’élève directement par virement. Dans ce cas, confirmez votre demande en envoyant un email à parametrage@viviarto.com. Dans ce cas, Viviarto indique dans le système les montants remboursés et vous les constatez dans votre tableau de bord. Le contrat de l’élève est aussi mis à jour.
- Si la totalité des prélèvements de cet élève vous a déjà été reversée par Viviarto, c’est à vous de rembourser directement l’élève du montant trop-perçu. Vous devez tout de même envoyer un mail à Viviarto pour la régularisation du contrat de l’élève.
L’élève n’a pas assez payé, il doit donc payer plus
Si l’élève a totalement réglé son inscription, il vous faut avant tout envoyer un mail à Viviarto pour que le contrat soit régularisé. Ainsi, ce qui restera à payer sera à collecter directement auprès de votre élève.