Ce module vous permet d’annuler les inscriptions de vos inscrits, il peut être utilisé dans le cas ou l’un de vos participants décide à annuler une inscription ou lorsque vous décidez d’annuler l’inscription d’une personne.
Tuto vidéo
Annuler l’inscription et notifier l’élève
Pour annuler une inscription, vous devez annuler tous les produits que comprend cette inscription. Vous devez donc vous rendre sur la fiche contrat de votre élève.
Pour y aller,
- Allez dans l’onglet Suivi des paiements accessible depuis le menu Finance
- Recherchez l’élève en tapant son nom dans la barre de recherche
- Cliquer sur les 3 petits points à côté du nom de votre élève puis sur Achats
En fonction du cas dans lequel l’élève se situe, il y a une démarche à suivre.
Pour annuler totalement une inscription, vous devez toujours commencer par annuler les réductions.
Cas 1 : L’élève a choisi un paiement en chèques, espèces, etc..
Le règlement étant à faire directement avec vous, pour annuler l’inscription, il vous faut :
- Glisser la barre et cliquer sur les 3 petits points en face du produit à annuler puis sur annuler
- Vérifier les informations et confirmer l’annulation
Le cours ou le produit est annulé.
Suivez ces mêmes étapes pour tous les produits réservés par l’élève. Vérifiez, enfin, le contrat pour vous assurer que le tarif est bien à zéro.
Cas 2 : L’élève paye en ligne en carte bancaire ou prélèvement SEPA
Si l’élève a encore des prélèvements dans le futur
Suivez les mêmes instructions que pour le cas 1. Vérifiez à la fin que le contrat et les montants des prélèvements futurs sont bien modifiés.
Si l’élève a au moins un paiement en ligne passé
Dans ce cas, il vous faudra suivre les étapes suivantes :
- Cliquer sur les 3 petits points en face du produit à annuler puis sur Annuler
- Vérifier les montants.
- Cocher la case en bas de la fenêtre
Ne cochez JAMAIS la case qui concerne l’échéancier tant que le système ne vous bloque pas. Si un paiement est déjà passé mais que le montant du produit à annuler est inférieur au restant à payer, vous pourrez l’annuler sans cocher la case
S’il reste des prélèvements à venir : Aller dans Paiements > 3 petits points > Annuler
Régularisation des montants
En général, une annulation d’inscription équivaut à une annulation totale du montant de l’inscription. Dans le cas ou le participant aurait déjà réglé une partie ou la totalité du cout de l’inscription, il est nécessaire de réaliser une régularisation du montant due à l’élève.
Cas 1 : Le prélèvement date de moins d’un mois
Si le prélèvement date moins d’un mois, vous avez la possibilité de demander à Viviarto un remboursement direct à l’élève.
Pour le faire, vous devrez faire une demande par mail à l’adresse parametrage@viviarto.com.
Dès réception de votre mail, Viviarto réalisera le remboursement à l’élève. Puis, indiquera dans le système les montants remboursés et vous les constaterez dans votre tableau de bord.
Cas 2 : Le prélèvement date de plus d’un mois
Dans ce cas, vous devrez rembourser l’élève directement dans l’onglet paiements sur place. Ainsi, vous pouvez enregistrer les remboursements envers vos élèves dans le système. Tous les autres tableaux financiers se mettent à jour (Suivi des paiements, Tableau financier détaillé etc).
Pour en savoir plus sur le remboursement sur place, vous pouvez consulter ce tuto : Remboursement de mes élèves