Le tableau de l’onglet Contrat – Erreur montants vous permet de voir les contrats pour lesquels vous avez fait des erreurs en modifiant les achats ou les paiements d’un élève.
Il y a 3 colonnes qui vont vous donner l’information d’où vient le problème:
- La colonne Total moins remboursement, qui se base sur le montant de l’échéancier
- La colonne Total produits, qui se base sur le montant total des achats
- La colonne Différence, qui met en avant l’écart à corriger entre les achats et l’échéancier
Comprendre les erreurs
Pour visualiser le détail des achats et des paiements de vos élèves, il vous faut cliquer sur les 3 petits points en face de leur nom puis Contrat, Achats, ou Paiements.
Sur le contrat, vous pourrez voir les notes associés au contrat qui vous décrivent la liste des actions que vous avez fait sur ce contrat.
En général, les erreurs sont liés au fait que vous avez coché la case pour ne pas modifier l’échéancier, ce qui modifie les achats sans modifier les paiements de l’élève.
Corriger les erreurs
- Si le paiement est déjà terminé, alors vos actions n’auront pas d’impact sur l’échéancier. Il faudra donc que vous mettiez les achats avec les bons montants puis que vous enregistriez un remboursement s’il y a un trop perçu ou que vous demandiez à Viviarto d’ajouter un montant à collecter sur place s’il y a un manque.
- Si le paiement n’est pas terminé, vous pouvez corriger directement les achats pour qu’ils correspondent à l’échéancier. Par exemple, si vous avez annulé un atelier en cochant la case alors qu’il ne fallait pas la cocher, il vous suffit de réapprouver l’achat en recochant la case pour revenir à l’état initial, puis annuler l’achat sans cocher la case pour que cela modifie l’échéancier.
Pour corriger vos erreurs, vous pouvez vous aider des tutos suivant en fonction des actions à réaliser: Annuler une inscription, Ajout ou suppression d’un produit, Modifier le tarif choisi par mon élève, Changer un élève de cours.