Remboursement de mes élèves

Ce module vous permet de rembourser vos adhérents qu’ils aient payés en ligne comme sur place.

Tuto Vidéo

Rembourser un élève qui a réglé en ligne (en CB ou prélèvement SEPA)

Il faut toujours que l’échéancier et les achats soient raccords. Il faut donc au préalable annuler le ou les produits correspondants et si besoin, les prélèvements dans le futur de l’élève.

Dans le cas où le participant aurait déjà réglé une partie ou la totalité du coût de l’inscription, il est nécessaire de réaliser une régularisation du montant due à l’élève.

Cas 1: Le prélèvement date de moins d’un mois.

Si le prélèvement date moins d’un mois, vous avez la possibilité de demander à Viviarto un remboursement direct à l’élève.

Pour le faire, vous devrez faire une demande par mail à l’adresse parametrage@viviarto.com , en envoyant le lien du contrat.

Dès réception de votre mail, Viviarto réalisera le remboursement à l’élève. Puis, indiquera dans le système les montants remboursés et vous les constaterez dans votre tableau de bord.

Cas 2 : Le prélèvement date de plus d’un mois.

Dans ce cas, vous devez rembourser l’élève directement. Ainsi, vous pouvez enregistrer les remboursements envers vos élèves dans le système. Tous les autres tableaux financiers se mettent à jour (Suivi des paiements, Tableau financier détaillé etc).

Pour rembourser l’élève directement,

• Allez dans l’onglet Paiements sur place accessible depuis le menu Acheteur ;
• Cliquez sur + Ajouter un paiement sur place, puis recherchez votre acheteur et cliquez sur créer un paiement sur place.
• Renseignez les infos de la première ligne, en mettant le paiement en mode « Décaissé » du montant que vous souhaitez rembourser ;
• Cochez « Afficher les contrats terminés », cochez le bouton à gauche du contrat et renseignez le montant à rembourser en face.
• Ensuite, vous pouvez sauvegarder le paiement.

Rembourser un élève qui a réglé sur place

Cas 1: Si vous avez encore le paiement de l’élève entre les mains

Si vous n’avez pas encore encaissé le paiement de votre élève, vous pouvez lui rendre directement son paiement et supprimer le paiement sur place que vous aviez enregistré.

Cas 2: Si vous n’avez plus son paiement entre les mains

Si vous avez déjà encaissé le paiement de votre élève, vous devrez enregistrer un paiement sur place. Pour cela :

• Allez dans l’onglet Paiements sur place accessible depuis le menu Acheteur ;
• Cliquez sur + Ajouter un paiement sur place, puis recherchez votre acheteur et cliquez sur créer un paiement sur place.
• Renseignez les infos de la première ligne, en mettant le paiement en mode « Décaissé » du montant que vous souhaitez rembourser ;
• Cochez « Afficher les contrats terminés », cochez le bouton à gauche du contrat et renseignez le montant à rembourser en face.
• Ensuite, vous pouvez sauvegarder le paiement.