Viviarto vous propose un suivi en temps réel du paiement de vos élèves et en particulier les éventuels impayés des paiements effectués via la plateforme.
Dans quel cas l’onglet Impayés peut vous être utile ?
Il y a impayé en général lorsque le prélèvement d’un élève a été rejeté. Cela peut être dû à des fonds insuffisants sur son compte bancaire, à un rejet volontaire de prélèvement par l’élève ou par sa banque etc.
En cas d’impayés, que se passe-t-il ?
Viviarto envoie une notification de rejet de paiement à l’élève ainsi qu’à l’école.
Dans cette notification, vous trouverez la raison du rejet de paiement lorsqu’elle est connue. Par exemple, si la banque de l’élève nous communique cette raison.
Il vous faut consulter la notification dans le mail que vous aurez reçu afin de connaître les raisons du rejet de prélèvement.
Comment savoir pourquoi le prélèvement a été rejeté ?
Pour connaître la raison, il faut consulter la fiche impayé de l’élève. Pour cela il vous faut aller dans l’onglet Impayé de la partie Gestion quotidienne
Dans cette fiche impayé, vous pourrez trouver la raison dans la partie « Notes associés au paiement « , et regarder le code Viviarto pour connaître la raison.
Les informations de la partie « Notes associés au paiement » apparaissent également en haut du contrat des élèves.
Que faire ensuite ?
Il vous faut contacter l’élève concerné, pour convenir avec ce participant d’un mode de régularisation. Il y a plusieurs cas de figure possibles :
- Soit l’élève met à jour son mode de paiement avec une nouvelle Carte Bancaire (s’il l’avait perdue ou volée) ou un nouveau SEPA (s’il souhaite le changer). Par contre, s’il avait choisi un règlement CB, il ne pourra pas changer en prélèvement SEPA et vice et versa.
- Soit il convient avec vous d’une nouvelle date de prélèvement (car il n’avait pas suffisamment de fonds à la date fixée au départ).
- Soit il vient directement sur place pour vous régler la somme due. Dans ce cas, il faut transformer son prélèvement en paiement direct avec vous → Annuler ou modifier les prélèvements futurs de mes élèves
- Soit l’élève ne fera jamais le paiement, pour cause d’abandon ou de contentieux par exemple. Dans ce cas, il ne faut pas annuler le prélèvement, il faut modifier le statut de l’impayé afin de conserver l’historique:
Pour rappel, nous ne déclenchons jamais de nouvelle tentative de prélèvement sans instruction de votre part. Le délai que nous indiquons dans la notification de rejet a pour unique but d’encourager le participant à réagir rapidement.
Redéclencher soi-même le paiement d’un impayé
Pour redéclancher le paiement , vous devez vous rendre sur la fiche contrat de votre élève dans Lien Paiements.
Si vous souhaitez repositionner un prélèvement, assurez vous d’avoir contacté l’élève en question voire d’avoir un accord écrit de la relance du prélèvement, afin d’éviter tout problème
Dans L’onglet Paiements, cliquez sur les 3 points à droite de la ligne de l’impayé, puis cliquez sur Modifier Date
Ensuite, choisissez une nouvelle date pour prélever votre élève.
Parfois, vous pouvez avoir des personnes qui apparaissent dans votre liste d’impayés car l’une des dates de la modalité de paiement choisie par l’élève est à une date antérieure à l’inscription de l’élève. Cela peut arriver pour les modalités à date fixe. Dans ce cas, envoyez un mail à Viviarto pour régulariser les dates de prélèvement.
A propos des frais de rejet de paiement, ils sont systématiquement inclus dans la nouvelle tentative de prélèvement. Si vous ne souhaitez pas les ajouter pour un élève en particulier, envoyez un mail à Service Support pour les prévenir. Si vous n’avez pas précisé ces frais de rejet dans vos CGV, Viviarto ne les ajoute pas. Ils seront donc totalement à votre charge.