L’onglet Achats vous permet d’ajouter ou de supprimer des produits sur le contrat de votre élève. Il existe plusieurs cas, chacun ayant une méthode spécifique à suivre.
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Ajouter un produit
Vous pouvez ajouter une réduction, une licence, une adhésion, ou même un atelier après l’inscription de votre élève. Le processus est le même, quel que soit le produit ajouté (licence, adhésion, etc.).
Pour ajouter un élément ou un cours, vous devez vous rendre sur le contrat de l’élève.
Voici la démarche à suivre pour y accéder :
- Allez dans l’onglet Suivi des paiements depuis le menu Finances.
- Recherchez l’élève en tapant son nom dans la barre de recherche.
- Cliquez sur les 3 petits points à côté du nom de l’élève, puis sélectionnez Achats.
Vous pouvez également :
- Cliquer sur les 3 petits points à la fin de la ligne de la réservation concernée, puis sélectionner Achats.
- Renseigner son nom dans la barre de recherche générale en haut de votre tableau de bord.
- Cliquer sur Fiche.
Il existe ensuite différents cas à suivre en fonction de la situation de l’élève.
Cas 1 : L’élève paye en ligne et a déjà réglé la totalité
Dans ce cas, si votre élève souhaite ajouter un autre cours, il est vivement recommandé de créer une nouvelle réservation plutôt que de modifier celle-ci. Toutefois, vous pouvez toujours ajouter le cours en suivant ce tuto.
Prenons l’exemple de l’ajout d’une réduction sur un contrat :
- Cliquez sur Ajouter un produit, un pop-up s’ouvrira
- Cliquez ensuite sur Réduction
- Sélectionnez la réduction à ajouter
- Passez à l’étape suivante
- Vérifiez que les montants correspondent bien à ce que vous attendiez
- Cliquez sur Ajouter
Si votre élève a déjà réglé la totalité de son inscription, vous ne pourrez pas modifier directement ses paiements. Une ligne d’échéancier sera alors créée, indiquant un remboursement à effectuer. Dans ce cas, il vous faudra envoyer un email à Viviarto pour la correction du contrat.
Cas 2 : L’élève paye en ligne et a déjà payé une partie
Si votre élève a déjà réglé une partie de son inscription et souhaite ajouter un autre cours, voici la procédure à suivre :
- Cliquer sur Ajouter un produit
- Cliquer ensuite sur ce le produit souhaité, par exemple Réservation
- Sélectionner le participant
- Sélectionner le cours à ajouter et le format
- Sélectionner le tarif
- Passez à l’étape suivante
- Vérifier que les montants correspondent bien à ce que vous attendiez
- Cliquer sur Ajouter
Le cours est ajouté au contrat de votre élève. Vous pouvez le vérifier en cliquant sur le contrat et en vérifiant les montants de l’échéancier.
Cas 3 : L’élève paye en ligne et dans le futur
Dans ce cas, si votre élève n’a pas encore été prélevé, vous pouvez lui ajouter l’élément, et les prélèvements en ligne futurs s’ajustent automatiquement. Pour ce faire, suivez les mêmes étapes que pour le cas 2.
Cas 4 : L’élève paye sur place
Dans ce cas, si votre élève n’a pas de prélèvement en ligne, vous pouvez lui ajouter le produit. Pour ce faire, suivez les mêmes étapes que pour le cas 2.
Suppression d’un produit
Vous pouvez aussi bien ajouter une réduction, une licence, une adhésion ou même un cours après l’inscription de votre élève que supprimer l’ensemble de ces éléments.
Pour supprimer un produit ou un cours, vous devez vous rendre dans le contrat de l’élève comme expliqué précédemment.
Prenons l’exemple de la suppression d’un cours :
- Cliquez sur les 3 petits points en face du cours à supprimer.
- Sélectionnez Annuler.
- Vérifiez que les informations sont correctes.
- Confirmez l’annulation.
Si vous souhaitez plus d’informations sur l’annulation d’une réservation, rendez-vous dans le tuto suivant: Annuler une inscription