Si un élève change d’avis ou s’est trompé lors de son inscription, vous pouvez le transférer d’un cours à l’autre grâce à la fonctionnalité Transfert de participant sur Viviarto.
Tuto vidéo à venir
Transférer un participant vers un autre cours
Le transfert de participant se fait depuis la fiche contrat de votre élève. Pour vous rendre sur celle-ci, vous devez :
- Aller sur l’onglet Suivi des paiements accessible depuis le menu Finance
- Rechercher votre élève grâce à la barre de recherche
- Cliquer sur les 3 petits points à côté du nom de votre élève puis sur Achats
Pour retrouver un élève, vous pouvez également :
- Renseigner son nom dans la barre de recherche générale en haut de votre tableau de bord
- Cliquer sur fiche acheteur
- Cliquer sur les 3 petits points en bout de ligne de la réservation concernée puis sur Achats
À ce niveau, la procédure est différente selon le moyen de paiement et l’échéance de l’élève.
Cas 1 : L’élève paye en chèques, espèces, etc…
Dans ce cas, que les montants soient égaux ou différents, le transfert de participant reste sur le même principe.
Une fois sur l’onglet :
- Cliquez sur les 3 petits points en face du cours à transférer puis sur Transférer
- Sélectionnez si c’est un atelier avec des dates futures ou seulement des dates passés
- Sélectionnez le cours et le format sur lequel vous transférez l’élève
- Vérifiez les montants
- Cliquez sur Transférer le participant
Votre élève est transféré vers son nouveau cours.
Lorsque vous transférez un participant, assurez-vous que les modalités du tarif cible sont correctes
Cas 2 : L’élève paye en ligne en carte bancaire ou prélèvement SEPA
Si l’élève a encore des prélèvements dans le futur
Suivez les mêmes instructions que pour le cas 1. Vérifiez à la fin que le contrat et les montants de prélèvement à venir de l’échéancier sont bien modifiés.
Si l’élève a réglé totalement son inscription
Dans ce cas, vous devez suivre les mêmes instructions que citées précédemment mais l’échéancier de prélèvement génèrera automatiquement une ligne supplémentaire en fonction de la situation dans laquelle l’élève se trouve :
- soit avec un montant à lui rembourser
- soit avec un restant dû
Le montant restant dû apparaîtra en impayé car il va être généré à la date du jour du transfert. Ne vous inquiétez pas, aucun frais de rejet s’applique et vous avez la possibilité de modifier la date de prélèvement en accord avec l’acheteur.
Si le tarif cible est le même que le tarif payé par votre élève, vous n’avez aucune modification à faire. Si le tarif est différent, une régularisation est à faire. Cette régularisation vous est indiquée dans l’échéancier.
Lorsque vous transférez un participant d’un cours A au cours B, le système libère automatiquement une place disponible dans le cours A et réserve une place dans le cours B.
Régulariser le montant de l’inscription
Avant un transfert de participant, vous devez vous assurer que les tarifs correspondent. Dans le cas où les tarifs ne correspondraient pas, une régularisation est nécessaire.
Cas 1 : L’élève paye en chèques, espèces, etc.
Dans ce cas, le contrat est automatiquement mis à jour lors du transfert de participant. Le montant du contrat est recalculé. Si les montants sont différents, vous devrez donc procéder à la régularisation du contrat.
L’élève a trop payé, il doit être remboursé
Si l’élève a totalement réglé son inscription, vous devrez vous charger directement de rembourser le trop-perçu à l’élève.
Si l’élève n’a pas encore réglé son inscription, vous n’avez aucune action à faire.
L’élève n’a pas assez payé, il doit donc payer plus
Il existe plusieurs cas de figures de régularisation lorsque l’élève a choisi de tout payer en ligne :
- Si l’élève a totalement réglé son inscription, vous devrez vous charger directement de récupérer le manquant auprès de votre élève, que vous pourrez ajouter en paiement sur place
- Si l’élève n’a pas encore réglé son inscription, vous n’avez aucune action à faire.
Cas 2 : L’élève paye en ligne, en carte bancaire ou prélèvement SEPA
Ce cas concerne les élèves ayant été transférés vers un cours qui diminue ou augmente le montant de l’inscription.
Tous les prélèvements n’ont pas encore été réalisés et ne vous ont pas encore été reversés
Dans ce cas, le contrat est automatiquement mis à jour lors du transfert de participant. Le montant du contrat est donc recalculé et les prélèvements restant automatiquement ajustés.
Tous les prélèvements sont passés
Il existe plusieurs cas de figure de régularisation lorsque l’élève a choisi de tout payer en ligne et a réglé entièrement son inscription.
L’élève a trop payé, il doit être remboursé
Dans ce cas, vous devez demander à Viviarto de régulariser le contrat.
- Si le dernier prélèvement de l’élève date de moins d’un mois, Viviarto peut rembourser l’élève directement par virement. Dans ce cas, confirmez votre demande en envoyant un email à [email protected]. Dans ce cas, Viviarto indique dans le système les montants remboursés et vous les constatez dans votre tableau de bord. Le contrat de l’élève est aussi mis à jour.
- Si le dernier prélèvement de l’élève date de plus d’un mois, c’est à vous de rembourser directement l’élève du montant trop-perçu. Vous devez tout de même envoyer un mail à Viviarto pour la régularisation du contrat de l’élève.
L’élève n’a pas assez payé, il doit donc payer plus
Si l’élève a totalement réglé son inscription, une ligne d’échéancier supplémentaire sera automatiquement ajoutée permettant à l’acheteur de régler le complément. Ce qui restera à payer sera collecter directement auprès de votre élève.