Ce tuto vous permettra de mieux comprendre les étapes à suivre lorsque vous commencez sur Viviarto.
Si vous ne créez pas votre première saison, nous vous recommandons de suivre les étapes de changement de Saison avant de vous lancer dans les paramétrages pour bien organiser votre Tableau de bord. Pour en savoir plus, rendez-vous sur ce tuto : Gérer vos Saisons et Archives.
1. Modifier ma page de présentation
Votre page de présentation est la page d’accueil que verront vos élèves / adhérents à propos de votre structure. Ils s’y rendent pour la réservation de vos activités. Pour modifier votre page de présentation, vous devez aller dans l’onglet Modifier informations accessible sur le menu latéral gauche Ma structure.
Pour comprendre le fonctionnement de cette partie, rendez-vous sur ce tuto : Modifier sa page école
2. Choisir mes moyens de paiements
La sélection des moyens de paiement se fait depuis l’onglet 1 – Moyen de paiement accessible dans le menu Paramétrage.
Une fois dans cet onglets, vous devez cocher les moyens de paiements que vous souhaitez rendre disponible de pour vos adhérents en cliquant à gauche de celui-ci.
Pour comprendre le fonctionnement de cette partie, rendez-vous sur ce tuto: Choisir mes moyens de paiement
3. Créer toutes mes modalités de paiement
La création des modalités de paiement se fait depuis l’onglet 2 – Modalité de paiement accessible dans le menu Paramétrage. Une fois dans l’outil, cliquez sur le bouton bleu Ajouter une modalité, et créez les modalités à proposer à vos élèves / adhérents.
Pour comprendre le fonctionnement de cette partie, rendez-vous sur ce tuto: Créer toutes mes modalités de paiement
4. Créer tous mes tarifs
La création des tarifs se fait depuis l’onglet 3 – Tarifs accessible dans le menu Paramétrage. Une fois dans l’outil, cliquez sur le bouton bleu + Ajouter un tarif.
Pour comprendre le fonctionnement de cette partie, rendez-vous sur ce tuto : Créer tous mes tarifs
5. Créer un calendrier de référence
Un calendrier de référence permet de créer un planning de vos jours ouvrés afin de faciliter la création de vos ateliers. La création se fait depuis l’onglet 4 – Calendrier de référence depuis le menu Paramétrage
Pour comprendre le fonctionnement de cette partie, rendez-vous sur ce tuto : Créer un calendrier de référence
6. Création de vos ateliers
La création de vos ateliers se passe dans la partie Cours / Ateliers / Stage du menu Gestion quotidienne.
Si vous utilisiez déjà Viviarto la saison précédente, vous pouvez Créer votre planning pour la saison prochaine en dupliquant les ateliers de votre saison actuelle
6. a. Paramétrer les informations principales de mon atelier
Pour commencer, il vous faut cliquer sur Créer un atelier, puis renseignez les différents champs.
Pour comprendre le fonctionnement de cette partie, rendez-vous sur ce tuto : Paramétrer les informations principales de mon atelier
6. b. Ajouter des dates à mon atelier
Une fois la première partie sauvegardée, vous serez redirigés sur l’onglet des dates. Cliquez sur le bouton Ajouter des dates puis indiquez les informations demandées. Sélectionnez Définir via calendrier de référence pour vos ateliers à l’année.
Pour comprendre le fonctionnement de cette partie, rendez-vous sur ce tuto : Ajouter des dates à mon atelier
6. c. Créer les formats de vente de mon atelier
Un format de vente est la manière dont vous voulez vendre vos dates de séances, comme en cours annuel, à l’unité ou en cours d’essai. Vous devez créer autant de format de vente par atelier que vous souhaitez de façon de réserver l’atelier.
Pour comprendre le fonctionnement de cette partie, rendez-vous sur ce tuto: Créer les formats de vente de mon atelier
7. Personnaliser mes formulaires d’inscription
La personnalisation de vos formulaires d’inscription se fait depuis l’onglet 5 -Formulaires d’inscription accessible dans le menu Paramétrage.
Cliquez sur Ajouter un formulaire, cliquez sur Choisir dans une liste, cochez les champs souhaités et mettez Ajouter, puis choisissez de les rendre obligatoire ou de leur ajouter une description.
Pour comprendre le fonctionnement de cette partie, rendez-vous sur ce tuto : Personnaliser mes formulaires d’inscription
8. Ajouter un lieu à mon atelier
La création des lieux se fait depuis l’onglet 7 – Lieu accessible dans le menu Paramétrage.
Cela permet aux élèves de filtrer par lieu lorsque qu’ils cherchent une activité, dans le cas où vous avez plusieurs lieux d’activités.
Pour comprendre le fonctionnement de cette partie, rendez-vous sur ce tuto: Ajouter un lieu à mon atelier
9. Ajouter des codes de réductions
Pour créer un ou plusieurs codes de réduction, il faut se rendre dans l’onglet Code de réduction accessible dans le menu Paramétrage
Cela vous permet d’ajouter des promotion en montant fixe ou en pourcentage.
Pour comprendre le fonctionnement de cette partie, rendez-vous sur ce tuto : Mes codes de réduction
10. Créer une adhésion / licence
Créer une licence ou une adhésion vous permet d’avoir une idée précise de votre nombre d’adhérents/ licenciés.
La création se passe dans l’onglet depuis l’onglet 10 – Produits complémentaires accessible dans le menu Paramétrage
Pour comprendre le fonctionnement de cette partie, rendez-vous sur ces tutos : Créer une adhésion / cotisation et Créer une licence
11. Créer vos professeurs
Cela vous permet d’associer un ou plusieurs formateurs / intervenants / professeurs à vos activités, pour savoir en interne qui fait quelle activité et que vos élèves / adhérents aient également l’information.
Pour ajouter une fiche formateur, vous devez vous rendre dans l’onglet 6-Planning formateur accessible depuis le menu Paramétrage
Pour comprendre le fonctionnement de cette partie, rendez-vous sur ce tuto : Planning formateurs
12. Mettre en ligne mes activités
Dans la partie Cours / Ateliers / Stage, cliquer sur le bouton Activer / Désactiver brouillons au milieu en haut du Tableau de bord Viviarto.
Décochez toutes les lignes > allez en bas de la fenêtre > Sauvegardez. Si vous avez aussi des cartes de cours, restez dans cette fenêtre et allez dans l’onglet EPASS et faites pareil. Puis Fermez la fenêtre.
Allez sur Voir la page côté élève/adhérent pour vérifier que tout est OK.
13. Connecter votre planning d’activités à votre site Internet
Il vous suffit d’aller dans Cours / Ateliers / Stage, puis dans Voir la page côté élève/adhérent.
Ensuite copiez l’url de la page, et intégrez le à votre site internet, derrière un bouton « Inscription » par exemple.
Pour en savoir plus, rendez-vous sur ce tuto : Connecter votre planning d’activités à votre site Internet