Annuler une inscription

Ce module vous permet d’annuler les inscriptions de vos élèves. Il peut être utilisé dans le cas où l’un de vos participants décide d’annuler son inscription ou lorsque vous décidez d’annuler l’inscription d’un élève.

Tuto vidéo

Annuler l’inscription et notifier l’élève

Pour annuler une inscription, vous devez annuler tous les produits que comprend cette inscription. Vous devez donc vous rendre sur la fiche contrat de votre élève. 

Vous pouvez y accéder en suivant la démarche ci-après :

• Allez dans l’onglet Suivi des paiements accessible depuis le menu Finances
• Recherchez l’élève en tapant son nom dans la barre de recherche
• Cliquez sur les 3 petits points à côté du nom de votre élève puis sur Achats

Pour retrouver un élève, vous pouvez également :

• Renseigner son nom dans la barre de recherche générale en haut de votre tableau de bord
• Cliquer sur fiche
• Cliquer sur les 3 petits points en bout de ligne de la réservation concernée puis sur Achats

En fonction du cas dans lequel l’élève se trouve, il y a une démarche différente à suivre.

Cas 1 : L’élève a choisi un paiement en chèques, espèces, etc.. 

Le règlement étant à faire directement avec vous, pour annuler l’inscription, il vous faut :

• Cliquer sur les 3 petits points à côté du produit à supprimer puis sur annuler 

• Vérifier les informations et confirmer l’annulation

Le cours ou le produit est annulé.  

Suivez ces mêmes étapes pour tous les produits réservés par l’élève. Vérifiez, enfin, le contrat et l’échéancier pour vous assurer que le tarif est bien à zéro.

Cas 2 : L’élève paye en ligne en carte bancaire ou prélèvement SEPA

Si l’élève a encore des prélèvements dans le futur

Suivez les mêmes instructions que pour le cas 1. Vérifiez à la fin que le contrat et les montants des prélèvements futurs sont bien modifiés.

Si l’élève a au moins un paiement en ligne passé

Dans ce cas, il vous faudra suivre les étapes suivantes :  

• Cliquer sur les 3 petits points en face du produit à annuler puis sur Annuler
• Vérifier les montants.

Régularisation des montants

En général, une annulation d’inscription équivaut à une annulation totale du montant de l’inscription. Dans le cas ou le participant aurait déjà réglé une partie ou la totalité du coût de l’inscription, il est nécessaire de réaliser une régularisation du montant dû à l’élève.

Cas 1 : Le prélèvement date de moins d’un mois

Si le prélèvement date de moins d’un mois, vous avez la possibilité de demander à Viviarto un remboursement direct à l’élève.

Pour les remboursements, aucun frais d’annulation ne s’applique. Voici la démarche à suivre pour nous faire part de toute demande de remboursement :

• Annuler les achats concernés sur le contrat de l’élève
• Nous adresser un mail à parametrage@viviarto.com avec le numéro de contrat et le montant à rembourser

Dès réception de votre mail, Viviarto réalisera le remboursement à l’élève. Puis, indiquera dans le système les montants remboursés et vous les constaterez dans votre tableau de bord.

Cas 2 : Le prélèvement date de plus d’un mois

Dans ce cas, vous devrez rembourser l’élève directement via l’onglet Paiements sur place. Ainsi, vous pouvez enregistrer les remboursements envers vos élèves dans le système. Tous les autres tableaux financiers se mettent à jour (Suivi des paiements, Tableau financier détaillé etc).