Ce module vous permet d’annuler ou de modifier les dates de prélèvements futurs de vos élèves. Il peut être utilisé dans le cas où l’un de vos participants vous demande d’annuler ses prélèvements ou de modifier sa date de prélèvement.
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Comment annuler ou modifier les prélèvements
Pour annuler ou modifier une date de prélèvement, il vous suffit d’accéder à la fiche contrat de votre élève.
Vous pouvez y accéder en allant dans l’onglet Suivi des paiements depuis le menu Finances, puis en recherchant l’élève en tapant son nom dans la barre de recherche. Cliquez ensuite sur les 3 petits points à côté de son nom, puis sur Achats.
Vous pouvez aussi le retrouver en renseignant son nom dans la barre de recherche générale en haut du tableau de bord, en cliquant sur fiche acheteur, puis sur les 3 petits points en bout de ligne de la réservation concernée, et enfin sur Achats.
Nous vous recommandons d’être particulièrement attentif lorsque vous modifiez ou annulez un prélèvement. Une simple erreur peut entraîner une perte financière.
Cas 1 : Vous souhaitez modifier les dates de prélèvements futurs
Chaque modification ou annulation de date de prélèvement génère automatiquement un nouvel amendement sur le contrat ainsi qu’un mail à l’acheteur.
Pour modifier une ou plusieurs dates de prélèvement à venir, cliquez sur les 3 petits points en face du prélèvement concerné, puis sur Modifier date. Sélectionnez ensuite la nouvelle date de prélèvement.
L’échéancier de paiement se mettra automatiquement à jour à la suite de votre changement.
Répétez cette opération pour chaque prélèvement que vous souhaitez modifier.
Cas 2 : Vous souhaitez annuler tout ou une partie des prélèvements futur
Pour annuler une ou plusieurs dates de prélèvement à venir, cliquez sur les 3 petits points en face du prélèvement concerné, puis sélectionnez Annuler.
Le prélèvement est bien annulé, votre élève ou adhérent ne sera donc pas prélevé. Le statut passera automatiquement à « Annulé total« .
Répétez ces étapes pour chaque prélèvement à annuler pour l’élève.
Cependant, l’annulation des prélèvements n’affecte pas automatiquement les achats associés (réservations, adhésion). Pour ajuster la réservation, vous devez d’abord vous rendre dans le menu Achats avant d’annuler les prélèvements.
Cas 3 : Vous avez annuler un prélèvement par erreur et souhaitez le positionner à nouveau
Pour approuver à nouveau le prélèvement annulé, vous devez :
- Cliquer sur les 3 petits points en face du prélèvement annulé
- Cliquer ensuite sur Approuver
Le prélèvement est bien approuvé. Le statut de celui-ci changera en prélèvement à venir.
Cas 4: Vous souhaitez modifier le moyen de paiement choisi par vos élèves
Pour modifier le moyen de paiement choisi par vos élèves, il faut que le paiement soit effectué sur place, soit prévu pour un prélèvement futur. Voici la procédure à suivre :
- Cliquer sur Modifier moyen de paiement
- Cocher les lignes à modifier
- Sélectionner le nouveau moyen de paiement
- Cliquer sur Modifier
Il n’est légalement pas possible de transformer un paiement sur place en paiement en ligne. Dans ce cas, l’élève doit générer une nouvelle réservation pour pouvoir procéder au paiement en ligne.