Ce module vous permet de modifier les dates de prélèvements futurs de vos élèves. Il peut être utilisé dans le cas où l’un de vos participants vous demande de modifier sa date de prélèvement.
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Comment modifier les prélèvements
Pour modifier une date de prélèvement, il vous suffit d’accéder à la fiche contrat de votre élève.
Vous pouvez y accéder en allant dans l’onglet Suivi des paiements depuis le menu Finances, puis en recherchant l’élève en tapant son nom dans la barre de recherche. Cliquez ensuite sur les 3 petits points à côté de son nom, puis sur Achats.
Vous pouvez aussi le retrouver en renseignant son nom dans la barre de recherche générale en haut du tableau de bord, en cliquant sur fiche acheteur, puis sur les 3 petits points en bout de ligne de la réservation concernée, et enfin sur Achats.
Nous vous recommandons d’être particulièrement attentif lorsque vous modifiez un prélèvement. Une simple erreur peut entraîner une perte financière.
Cas 1: Vous souhaitez modifier les moyens de paiement des futurs prélèvements
En tant que structure culturelle, vous êtes susceptibles de vous retrouver dans des situations dans lesquelles un élève souhaite changer de moyen de paiement en cours d’année dû à un problème financier ou autre. Vous pouvez modifier les moyens de paiement des futurs prélèvements. Pour cela, il faut:
- Cliquer sur “Modifier Paiement”
- Dans la colonne “Méthode”, cliquer sur la case “Moyen de paiement”
- Sélectionner le moyen de paiement souhaité
- Et confirmer l’annulation
Cas 2: Vous souhaitez modifier la date de paiement des prélèvements
De même pour les dates de paiement, il est possible qu’un élève ne puisse pas vous payer à une certaine date dû à des soucis financiers. Vous pouvez également modifier la date de paiement dans la colonne du même nom et confirmer l’annulation.
Vous pouvez désormais modifier l’échéancier d’un contrat de façon plus simple et robuste grâce à:
La possibilité de définir des moyens de paiement pour chaque échéance, ligne par ligne, en sélectionnant le moyen de paiement dans la colonne “Méthode”.
L’ajout d’une échéance, en cliquant sur “+ Ajouter”
La modification d’une échéance déjà existante
Cas 3: Vous souhaitez fractionner une échéance dans le cas d’un paiement mixte (en ligne et sur place)
Il se peut qu’un élève qui avait choisi de payer en ligne la totalité de son cours, vous demande plus tard de vous donner une partie sur place (chèques, espèces ou autre) et de déduire ce montant du prélèvement en ligne qui était prévu.
Par exemple, mon élève réserve un cours de danse classique à 150€ l’année. Il choisit de le payer en 3x en SEPA.
Avant la date du premier prélèvement, il me donne sur place des ANCV pour un montant total de 20€.
Je dois maintenant modifier son premier prélèvement prévu de 50€ pour 30€ étant donné que la différence a été payée sur place.
La procédure est la même que pour les cas précédents:
- Cliquez sur Suivi des paiements dans la rubrique Finances
- Cherchez le nom de l’élève
- Placez vous sur les trois petits points puis, cliquez sur Achats
- En haut de l’écran, à côté du nom du participant, cliquez sur Paiements et ensuite sur Modifier Paiements
Les prélèvements passés et à venir apparaîtront : modifier le montant de celui à venir en tenant compte du montant que l’élève vous a déjà payé. Ensuite, ajoutez une ligne de paiement avec le montant payé sur place.
N’oubliez pas d’aller ensuite enregistrer le paiement sur place collecter. Si vous ne savez pas comment faire voici le tuto: Enregistrer le paiement sur place de mes élèves.