Ce module vous permet d’annuler ou de modifier les dates de prélèvements futurs de vos élèves. Il peut être utilisé dans le cas où l’un de vos participants vous demande d’annuler ses prélèvements ou de modifier sa date de prélèvement.
Tuto vidéo
Comment annuler ou modifier les prélèvements
Pour annuler ou modifier une date de prélèvement, vous devez vous rendre sur la fiche contrat de votre élève.
Vous pouvez y accéder en suivant la démarche ci-après :
- Allez dans l’onglet Suivi des paiements accessible depuis le menu Finances
- Recherchez l’élève en tapant son nom dans la barre de recherche
- Cliquez sur les 3 petits points à côté du nom de votre élève puis sur Achats
Pour retrouver un élève, vous pouvez également :
- Renseigner son nom dans la barre de recherche générale en haut de votre tableau de bord
- Cliquer sur fiche
- Cliquer sur les 3 petits points en bout de ligne de la réservation concernée puis sur Achats
Nous vous invitons à être très rigoureux lorsque vous modifiez ou annulez un prélèvement. Une erreur d’inattention peut vous coûter de l’argent.
Cas 1 : Vous souhaitez modifier les dates de prélèvements futurs
Chaque modification ou annulation de date de prélèvement génère automatiquement un nouvel amendement sur le contrat ainsi qu’un mail à l’acheteur.
Pour modifier la ou les date(s) de prélèvement futur de votre élève, vous devez :
- Cliquer sur les 3 petits points en face du prélèvement à modifier
- Cliquer ensuite sur Modifier date
- Sélectionner la nouvelle date de prélèvement
L’échéancier de paiement se mettra automatiquement à jour à la suite de votre changement.
Suivez ces mêmes étapes pour l’ensemble des prélèvements à modifier.
Cas 2 : Vous souhaitez annuler tout ou une partie des prélèvements futur
Pour annuler la ou les date(s) de prélèvement futur de votre élève, vous devez :
- Cliquer sur les 3 petits points en face du prélèvement à annuler
- Cliquer ensuite sur Annuler
- Confirmer l’annulation en cliquant sur Annuler
Le prélèvement est bien annulé, votre élève/adhérent ne sera donc pas prélevé de la somme due. Le statut de celui-ci changera en Annulé total.
Suivez ces mêmes étapes pour tous les prélèvements à annuler pour l’élève.
Cependant, cette annulation ne modifie pas automatiquement les achats liés (Réservations/adhésion). Pour impacter la réservation, il vous faut aller dans le menu Achats (à faire avant l’annulation des prélèvements)
Cas 3 : Vous avez annuler un prélèvement par erreur et souhaitez le positionner à nouveau
Pour approuver à nouveau le prélèvement annulé, vous devez :
- Cliquer sur les 3 petits points en face du prélèvement annulé
- Cliquer ensuite sur Approuver
Le prélèvement est bien approuvé. Le statut de celui-ci changera en prélèvement à venir.
Cas 4: Vous souhaitez modifier le moyen de paiement choisi par vos élèves
Pour modifier le moyen de paiement choisi par vos élèves, il faut qu’ils aient choisi un paiement sur place ou que le prélèvement soit dans le futur :
- Cliquer sur Modifier moyen de paiement
- Cocher les lignes à modifier
- Sélectionner le nouveau moyen de paiement
- Cliquer sur Modifier
Il n’est légalement pas possible de transformer un paiement sur place en paiement en ligne. Si vous êtes dans ce cas, il faut que l’élève génère une nouvelle réservation.