Pour générer la facture suite à l’inscription d’un élève, rendez-vous dans le menu Suivi des paiements et suivez les étapes ci-dessous.
Tuto vidéo
Créer une facture
Voici une vue d’ensemble pour créer la facture d’un inscrit :
1- Générer le devis
2- Vérifier et ajuster le devis
3- Figer le devis en facture
4- Envoyer la facture à son destinataire
Lorsqu’une facture est éditée, il n’est plus possible de la modifier.
L’étape 2. Vérifier et ajuster le devis est très important car une fois que vous avez transformé le devis en facture, cette dernière ne sera pas modifiable. Assurez-vous donc que toutes les informations sont correctes avant de figer le devis en facture.
1. Générer le devis
Pour créer une facture, vous devez obligatoirement générer un devis au préalable. Cette étape est rapide mais nécessaire avant de pouvoir générer la facture :
- Aller sur l’onglet Suivi des paiements accessible depuis le menu Finance
- Rechercher votre élève grâce à la barre de recherche
- Cliquer sur les 3 petits points à côté du nom de votre élève puis sur Factures & Avoirs
- Dans la page qui s’ouvre, cliquez sur le bouton Ajouter le devis d’une facture
N’ayez pas peur de créer le devis même si vous n’êtes pas certains des informations qu’il contient car ce document est modifiable autant de fois que vous le souhaitez. Tant qu’il est à l’état de devis, il est modifiable.
Un popup s’ouvre et vous permet de vérifier et modifier rapidement les différentes sections :
- Information Organisateur : Ici sont reprises les informations que vous avez saisies depuis l’onglet Mentions légales du menu Modifier informations. Vérifiez-les.
- Pour apporter des corrections, cliquez sur Modifier Information à gauche en bleu.
- Acheteur – prénom / Nom : Par défaut les informations du Contrat sont reprises mais vous pouvez les modifier si le destinataire vous donne des indications différentes et que vous les acceptez.
- Adresse / Code postal / Ville : Par défaut, les informations du Contrat sont reprises mais vous pouvez les modifier si le destinataire vous donne des indications différentes et que vous les acceptez. Sans adresse, vous ne pouvez pas éditer la facture ni le devis.
- Objet facture : Un intitulé s’affiche par défaut mais vous pouvez le modifier en supprimant ce texte et en écrivant l’objet de votre choix. Celui-ci doit être représentatif de la prestation facturée.
- Date d’émission : Par défaut c’est la date du jour. Vous pouvez fixer une date différente mais lisez bien l’encadré ci-dessous au préalable.
Au moment de la création du devis, vous pouvez indiquer la date d’émission de votre choix, selon la règle suivante : Une date d’émission de devis ou de facture ne peut en aucun cas être antérieure à la date d’émission de la dernière facture créée dans le système.
Si par erreur vous ne respectez pas cette règle, le système appliquera automatiquement la date de la dernière facture au devis ou à la facture en cours de création.
- Mention (texte libre) : Ce champ vous permet de préciser par exemple si la facture est acquittée ou de noter des informations complémentaires à propos des modalités de paiement par exemple.
- Produits et montants: Vous avez ici la possibilité de choisir les réservations à facture, en modifier le type, le nom ou le prix. Vous pouvez également ajouter ou supprimer des réservation sur la facture
2. Vérifier et ajuster le devis
Cette étape est primordiale avant de figer le devis en facture, car une fois figée, une facture n’est plus modifiable.
Voici la liste des vérifications à faire que nous vous conseillons vivement de suivre :
- Les informations de mon école / association ainsi que celles du destinataire de la facture sont-elles correctes ? Si ce n’est pas le cas ou si vous souhaitez ajouter des informations textuelles sur le devis, cliquez sur les 3 petits points en face du devis puis sur modifier.
- Certaines inscriptions annulées pour cet acheteur doivent-elles être exclues de la facture ?
Exemple : Pour voir le statut de chaque inscription, regardez sur le contrat de votre élève ou dans la fiche achat.
Pour supprimer la ligne du devis : Cliquez sur les 3 petits points en face du devis puis sur modifier. Ensuite, cliquez sur la corbeille au début de la ligne à supprimer. Enfin sauvegarder les produits. Cela fera disparaître l’inscription du devis.
- Les lignes qui détaillent la facture sont-elles correctes : Cours, tarifs, adhésion, réductions ?
Si ce n’est pas le cas vous pouvez les modifier :
- Si vous souhaitez ajouter un produit uniquement sur la facture, cliquez sur Titre de produit, puis remplissez les informations
- Si vous souhaitez aussi modifier le contrat, aller sur l’onglet achat et ajoutez/modifiez votre produit. Tout savoir sur ce module → Ajouter un produit
Modification du montant total du Contrat
Si vous avez appliqué un changement sur le contrat, assurez-vous que le montant total du contrat et le montant total de l’inscription correspondent, si ce n’est pas le cas, une régularisation doit être faite. Vous devez donc obligatoirement envoyer un mail à parametrage@viviarto.com pour demander que le montant soit ajusté avec le nouveau tarif.
Le simple fait d’enregistrer les modifications vous permettra de mettre à jour les lignes du devis des changements de cours / tarifs / Adhésion que vous aurez faites.
Echéancier
S’il y a des paiements en ligne, vérifiez que l’échéancier présente exactement le même montant que le total du devis. Si ce n’est pas le cas, envoyez un mail à parametrage@viviarto.com pour demander l’ajustement du montant.
- Ce contrat a-t-il fait l’objet d’un remboursement d’un paiement en ligne ? Si tel est le cas, vous verrez apparaître un encadré d’alerte en haut de votre écran. Si tel est le cas, vous devez ajouter ce remboursement en tant que Réduction en cliquant sur les 3 petits points en face du devis et sur modifier puis en indiquant dans la section Produits et Montants l’intitulé du remboursement et son montant et ajouter produit :
3. Figer le devis en facture
Lorsque le devis est conforme à la facture que vous souhaitez faire, cliquez sur les 3 petits points puis sur Facturer puis confirmez l’opération. Une fois la facture créée, elle n’est pas modifiable.
4. Envoyer la facture à son destinataire
Pour que l’élève ait accès à la facture, il suffit qu’il se connecte à son compte Viviarto, mais vous pouvez aussi:
- Cliquer sur Envoyer notification, pour expliquer l’élève comment trouver la facture sur son compte
- Télécharger puis envoyez la facture depuis la boite email de votre école / assocation, ce n’est pour l’instant pas possible de le faire depuis le logiciel.
Suivre la facturation des inscrits
1. Depuis suivi des paiements: Contrats facturés / non-facturés
Pour avoir une vue d’ensemble des contrats que vous avez facturés ou non :
- Allez dans l’onglet Suivi des paiements depuis le menu latéral gauche de votre Tableau de bord.
- Triez et analysez la colonne FACTURE, soit depuis l’interface proposée, soit en exportant le tableau sur Excel :
- Les lignes indiquées Aucun : Aucun devis ni facture n’a été généré
- Les lignes indiquées Devis : Un devis a été généré, en attente de facturation
- Les lignes indiquées avec un numéro de facture : la facture a été générée
- Les lignes indiquées Ne pas facturer : Vous avez généré le devis mais ne souhaitez pas facturer le Contrat.
2. Depuis Factures et avoirs aux inscrits: Devis et factures générés
Pour accéder à la liste des devis et factures émis depuis Viviarto, cliquez sur l’onglet Factures et avoirs aux inscrits. Cet onglet est accessible dans le menu latéral gauche de votre Tableau de bord.
Ce tableau vous permet de :
- Télécharger chaque document en un clic, en cliquant dessus dans la colonne NUM.
- Accéder facilement au contrat de l’acheteur, en cliquant sur le nom de l’acheteur.
- Exporter la liste des devis et factures émis au format .csv ou Excel, pour les transmettre ensuite à votre comptable par exemple. Pour exporter, cliquez sur n’importe quelle case du tableau puis sur Exporter, choisissez enfin votre format.