Ce module vous permet d’annuler partiellement les inscriptions de vos élèves. Il peut être utilisé dans le cas où l’un de vos participants décide d’annuler partiellement son inscription ou lorsque vous décidez d’annuler ou rembourser partiellement l’inscription d’un élève.
Avant de commencer à lire cet article, assurez-vous d’avoir bien lu et compris l’article “Remboursement de mes élèves”
Annuler partiellement l’inscription d’un élève
Annuler entièrement une inscription pour un simple détail peut compliquer toute la procédure administrative de votre structure culturelle. C’est pour cela que Viviarto vous propose la fonctionnalité “Annulation partielle”, une nouvelle fonctionnalité qui vous permet l’annulation ou bien la modification de certains détails de l’inscription d’un élève. Grâce à ce réglage, vous pourrez annuler un produit tout en conservant une partie du montant dans l’échéancier associé à l’achat.
Ce nouveau paramètre sera pour vous un gain de temps et vous empêchera toute complication avec vos élèves lors de leur inscription. Pour y accéder, il vous suffit de:
- Vous rendre dans la rubrique Produits-Achats dans le menu Participants de votre tableau de bord.
- En arrivant sur la page Produits-Achats, cliquez sur les trois petits points à côté des adresses e-mail, puis cliquez sur Achats.
- Lorsque vous avez sélectionné le contrat souhaité, cliquez sur les trois points situés à côté du titre de l’atelier comme ci-dessous et cliquez sur Annuler.
Vous retrouverez sur la fenêtre le montant de la réservation en haut à gauche et la case “Montant de l’annulation” en haut à droite que vous devrez remplir. Remplissez celle-ci avec le montant que vous souhaitez annuler.
Appliquer l’annulation partielle dans différentes situations.
Cas 1: Vous souhaitez annuler les futurs prélèvements de votre élève
Dans un contexte où votre élève doit se désinscrire d’un de vos ateliers (exemple:abandon, problème médical, déménagement), vous avez la possibilité d’annuler les prélèvements de cet élève, ce qui évite un remboursement.
Exemple: Mon élève s’ inscrit à un cours de danse contemporaine et a décidé de payer en 5 fois sans frais. Il souhaite arrêter ce cours après 3 mois à cause d’une blessure. Sur présence de certificat médical, je peux annuler les prélèvements qui étaient prévus après les trois premiers prélèvements.
Pour cela, il suffit de modifier l’échéancier. En modifiant le montant des échéances sur les deux dernières lignes des prélèvements, et en cliquant sur “Confirmer l’annulation”, les prochains prélèvements seront annulés.
Cas 2: Vous souhaitez modifier les moyens de paiement des futurs prélèvements
En tant que structure culturelle, vous êtes susceptibles de vous retrouver dans des situations dans lesquelles un élève souhaite changer de moyen de paiement en cours d’année dû à un problème financier ou autre. Grâce à l’annulation partielle, vous pouvez modifier les moyens de paiement des futurs prélèvements. Pour cela, il faut:
- Vous rendre dans la colonne “Méthode”
- Cliquer sur la case “Moyen de paiement”
- Sélectionner le moyen de paiement souhaité
- Et confirmer l’annulation
Cas 3: Vous souhaitez modifier la date de paiement des prélèvements
De même pour les dates de paiement, il est possible qu’un élève ne puisse pas vous payer à une certaine date dû à des soucis financiers. Vous pouvez également modifier la date de paiement dans la colonne du même nom et confirmer l’annulation.
Vous pouvez désormais modifier l’échéancier d’un contrat de façon plus simple et robuste grâce à:
- L’ajout d’une échéance, en cliquant sur “+ Ajouter”
- La modification d’une échéance déjà existante
- La possibilité de définir des moyens de paiement pour chaque échéance, ligne par ligne, en sélectionnant le moyen de paiement dans la colonne “Méthode”.