La liste d’attente est un outil qui vous permet de ne pas dépasser votre quota de places en vente tout en ayant une liste des internautes potentiellement intéressés par votre atelier.
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Qu’est-ce que c’est ?
La liste d’attente se définit comme un outil vous permettant de lister les personnes potentiellement intéressées par votre atelier tout en respectant votre quota de places en vente.
Par défaut, la liste d’attente est activée dès lors qu’un format est créé. Vous pouvez la désactiver en cochant la case Liste de présence désactivé lors de la création du format de votre atelier.
Si vous ne savez pas comment créer un format → Créer un format de vente.
Elle peut être très utile pour vous fournir des statistiques concernant les cours les plus recherchés sur votre école et pourquoi pas vous emmenez à mettre en place un autre créneau pour ce cours.
Pour consulter votre liste d’attente, cela se fait depuis l’onglet Liste d’attente accessible dans le menu latéral gauche de votre Tableau de bord dans l’onglet Mes participants.
Les actions possibles
La recherche
Vous avez la possibilité de faire des recherches dans votre liste d’attente comme dans la section Historique. Cette option vous permet de trouver rapidement la personne ou l’objet de votre recherche. Il vous suffit d’écrire un mot-clé dans la barre de recherche.
Par exemple, si vous souhaitez filtrer sur les cours de Danse Contemporaine, entrez simplement ce terme dans la barre de recherche pour afficher les résultats correspondants.
Obtenir plus de détails sur la demande
Pour obtenir plus de détails sur la personne en liste d’attente, vous pouvez simplement :
- Rechercher cette personne par la barre de recherche
- Cliquer ensuite sur les 3 petits points correspondant à la ligne de cette personne
- Cliquer enfin sur Plus de détails
Accepter ou refuser la demande
Pour accepter ou refuser la demande d’attente, vous pouvez simplement :
- Rechercher cette personne par la barre de recherche
- Cliquer ensuite sur les 3 petits points correspondant à la ligne de cette personne
- Cliquer enfin sur Accepter ou Refuser en fonction de ce que vous souhaitez faire.
Si vous souhaitez accepter une demande, il vous faut d’abord libérer une place dans l’activité en question.
Donner la priorité d’inscription à ceux que vous acceptez
Par défaut, si vous augmentez le nombre de places en vente dans l’activité concernée sans autre restriction, tout le monde pourra prendre les nouvelles places disponibles, sans aucune priorité accordée aux personnes qui étaient en liste d’attente.
Vous pouvez changer ça en activant l’option Forcer la liste d’attente avant d’augmenter le nombre de places en vente.
Cela aura pour effet de garder le bouton Liste d’attente visible sur votre planning, afin que personne ne puisse s’inscrire, et seules les personnes à qui vous enverrez la notification d’acceptation de leur demande pourront s’inscrire.
Pour cela :
- Cliquer sur Accepter au niveau de la demande
- Aller sur le format de vente concerné, en cliquant sur le lien à côté de Activité
- Cliquer ensuite sur les 3 petits points du format de vente pour le Modifier
- Afficher toutes les options puis activer l’option Forcer liste d’attente
- Sauvegarder
Ajouter une ou plusieurs places à un cours
Si il n’y a pas de places disponibles et que vous désirez accepter quelqu’un, Cliquez sur Accepter.
Automatiquement, il y aura un message vous indiquant qu’il n’y a plus de places disponibles dans ce cours et que si vous désirez accepter la demande, il vous faut ajouter une place.
Cliquez sur Ajouter une place.
Ensuite, un pop-up s’ouvre afin que vous puissiez modifier le nombre de places en vente.
- Entrez le nombre de places que vous désirez rajouter à votre cours.
- Cochez les dates pour lesquelles vous souhaitez que les places prennent effet. (Si vous souhaitez ajouter des places pour une inscription à l’année, cochez toutes les dates)
- Enfin, Cliquez sur Appliquer au format et dates sélectionnées.
Vous pouvez constater que dans la colonne disponibilité, cela affiche le nombre de places qui sont désormais disponibles.
Une fois que vous avez rajouté une ou plusieurs places, cela vous proposera d’accepter le participant.
Il vous suffit donc de cliquer sur Accepter et cela envoie un mail au participant que vous venez d’accepter.
Pour plus d’informations sur comment ajouter des places, vous pouvez consulter le tuto suivant -> Modifier mes places en vente
Lorsque vous ajoutez une place, même si vous acceptez ensuite un élève en liste d’attente rien ne dit qu’un élève plus rapide ne va pas lui prendre la place. Il y a cependant un moyen de donner la priorité:
- Augmentez les places dans l’atelier en liste d’attente (date et format de vente) et mettez le format de vente en brouillon.
- Allez dans Droit d’accès, puis dans Liste et ajout
- Cliquez sur Ajouter des utilisateurs et renseignez l’email de l’élève à qui vous souhaitez donner l’accès.
- En niveau de droit d’accès mettre juste un format, choisissez l’atelier puis le format, et cochez la case « Envoyer une notification automatique d’accès au tarif aux emails concernés. »
Historique
Sur la même page du module Liste d’attente, vous avez désormais accès à un tableau historique des demandes des élèves. Ce tableau vous permet de visualiser :
- Les demandes que vous avez acceptées ou refusées.
- Le nombre de places restantes par atelier.
Dans ce tableau, vous pouvez également :
- Exporter les données au format Excel ou PDF pour une gestion plus facile et un suivi détaillé.
- Rechercher des participants spécifiques.
