La création de vos modalités est une étape essentielle dans la configuration de vos ateliers. Il est recommandé de la réaliser avant de paramétrer vos cours et de créer vos tarifs.
Tuto vidéo
Avant de créer vos modalités, posez-vous les questions suivantes :
- Souhaitez-vous proposer différents types de paiement ? Si oui, regroupez-les en paiement en ligne et paiement sur place.
- Pour le paiement en ligne, souhaitez-vous proposer des paiements en plusieurs fois ? Si oui, en 2 fois, 3 fois, 4 fois, 9 fois ?
- Voulez-vous appliquer des frais supplémentaires sur certaines modalités de paiement (exemple : 2 % en plus sur un paiement en 3 fois) ?
- Voulez-vous réserver certaines modalités de paiement à des montants minimums (exemple : paiement en 6 fois uniquement pour les paniers supérieurs à 600 €) ?
- Voulez-vous limiter certaines modalités de paiement à une liste de personnes ciblées (exemple : paiement en 6 fois uniquement pour certaines familles ayant demandé des facilités) ?
Si vous avez répondu à ces questions, vous pouvez maintenant entamer la création de vos modalités de paiement.
⚠️ Bien paramétrer vos modalités de paiement
Lorsque vous proposez un paiement en plusieurs fois (par exemple en 10 fois), il est essentiel que les échéances soient bien réparties dans le temps. Chaque échéance doit suivre la précédente, avec des dates cohérentes.
Attention : il ne suffit pas de fixer une date de fin comme « 30 juin » sans lien avec le rythme de la modalité choisie. Cela peut provoquer des incohérences dans le planning ou des impayés en fin d’année.
Exemple 1 : Si un élève s’inscrit en mai et que vous proposez un paiement en 10 fois, mais que la saison se termine le 30 juin, cela signifie qu’il sera prélevé pendant 8 mois sans avoir cours. Ce n’est pas cohérent, ni pour l’élève, ni pour la gestion de vos finances. Il faut donc adapter le nombre de prélèvements au temps réel d’activité restant.
Pensez également à anticiper la suite :
Si vos cours continuent au-delà de la modalité que vous avez créée, prévoyez dès le départ une seconde modalité qui prendra le relais. Cela permet d’assurer une continuité dans les prélèvements et une bonne organisation côté élèves et comptabilité.
Exemple 2 : Si vos cours durent de septembre à fin juin, vous pouvez proposer une modalité de paiement en 10 fois, avec un prélèvement chaque mois, de septembre à juin inclus car 10 mois de cours = 10 paiements.
Maintenant, imaginons qu’un élève s’inscrive en janvier. Dans ce cas, il ne reste plus que 6 mois de cours. vous devez alors créer une modalité spécifique de janvier à juin, en 6 fois, avec un prélèvement par mois. Cela évite de lui faire payer pendant 10 mois alors qu’il ne reste que 6 mois de cours.
🧠 Chaque modalité doit coller au nombre de mois de cours réellement suivis.
Pour paramétrer au mieux l’ensemble de ces cas, il est essentiel de renseigner les dates de validité pour chaque modalité.
Créer ma première modalité
La création des modalités de paiement se fait via l’onglet Modalité de paiement, accessible depuis le menu Paramétrage. Une fois dans l’outil, cliquez sur Ajouter une modalité.
Description pour l’utilisateur
Ce champ concerne les informations descriptives de la modalité. Vous pouvez y ajouter des précisions.
Exemple : Paiement à la commande. Prélèvement de la totalité du montant dû le jour de l’inscription en ligne. Aucun remboursement ne sera accordé suite à la validation de ce paiement.
Le nombre de prélèvement
Par défaut, les informations sont saisies pour les paiements en ligne, plus précisément le paiement en une fois à la commande. Vous pouvez ajuster ces informations en fonction de la modalité que vous souhaitez créer.
Pour un paiement « sur place » (chèques, espèces, virement, chèques-vacances, etc.), vous devez choisir « À fixer entre l’école et l’élève » comme type de paiement.
Prenons un autre exemple : pour un prélèvement chaque trimestre après l’inscription, sélectionnez « Mois glissant » comme type de paiement, puis indiquez le nombre de prélèvements que vous souhaitez mettre en place. Enfin, définissez 3 comme le nombre de mois après le premier prélèvement.
En mode « Mois glissant« , vous avez aussi la possibilité de définir le premier prélèvement un certain nombre de jours après la réservation, ou un certain nombre de jours avant ou après la date de la séance.
Dans un dernier exemple, si vous souhaitez créer un paiement en 3 fois à une date fixe, laissez le type de paiement par défaut. Ensuite, définissez le nombre de prélèvements sur 3. Choisissez la date du premier prélèvement. Si vous souhaitez un prélèvement immédiat après l’inscription, laissez l’option par défaut, sinon, ajustez la date souhaitée. Vous devrez également définir les dates des deux autres prélèvements.
⚠️ À propos de la modalité « Date fixe »
La modalité « Date fixe » signifie que la structure choisit une date précise chaque mois pour effectuer les prélèvements (par exemple : le 8 de chaque mois).
Cependant, si un élève s’inscrit après cette date, il ne sera pas possible de revenir en arrière pour effectuer un prélèvement. Cela peut entraîner un impayé pour le premier mois si aucune modalité complémentaire n’est prévue.
Pour plus de flexibilité, il est donc recommandé d’ajouter une modalité complémentaire permettant de gérer ces cas, comme par exemple :
- Prélèvement immédiat si inscription après la date fixe
- ou Décalage au mois suivant avec ajustement du montant
Cela permet d’assurer un bon démarrage des paiements sans blocage, et de s’adapter au mieux à la situation de l’élève comme à vos contraintes internes.
Les dates de validité
Cette section est obligatoire. Elle définit une date de début et une date de fin pour la disponibilité de la modalité. Les dates de début et de fin sont obligatoires pour que la période soit clairement définie.
Les options de personnalisation
Il existe 2 options de personnalisation. Vous avez le choix de les utiliser ou non.
- L’ajustement tarifaire est un supplément ajouté aux modalités de paiement. Par exemple, si vous définissez un ajustement de 10 euros pour les paiements en 3 fois, cela ajoutera 10 euros aux acheteurs choisissant cette option.
- Le montant minimum du panier permet de restreindre l’accès à une modalité. Si vous définissez un montant de 200 euros, seuls les acheteurs ayant un panier supérieur ou égal à 200 euros pourront choisir le paiement en 3 fois.
Notez aussi la possibilité d’utiliser la restriction de modalité. Elle permet de limiter l’accès à certaines modalités à un groupe spécifique. Par exemple, vous pouvez créer une modalité accessible uniquement à certaines personnes autorisées.
Pour en savoir plus sur les usages de cette fonctionnalité, rendez-vous dans la section → Restreindre l’accès d’un cours à une liste d’élèves pré-définie.
Tarifs associés
La liste de tous les tarifs créés s’affiche ici. Cochez les tarifs qui pourront être réservés avec cette modalité de paiement.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Sauvegarder » pour enregistrer la modalité. Vous verrez alors la liste de toutes les modalités créées.
Administrer mes modalités
De nombreuses options de paramétrages ont été mises en place pour vous aider.
Modifier ou supprimer
Vous pouvez modifier les modalités en cas d’erreurs ou si vous souhaitez y apporter des changements. Vous avez également la possibilité de les supprimer si elles ne sont plus nécessaires, ou de les dupliquer si vous souhaitez en créer une nouvelle à partir de celle-ci. Ces trois options sont accessibles en cliquant sur les trois petits points à droite du tableau.
Rechercher
Vous pouvez rechercher facilement dans votre liste de modalités. Il vous suffit d’écrire un mot-clé dans la barre de recherche pour trouver rapidement la modalité souhaitée.
Déplacer les colonnes
Vous pouvez déplacer les colonnes pour les organiser comme vous le souhaitez. Pour ce faire, cliquez et maintenez le bouton gauche de la souris sur la colonne à déplacer, puis faites-la glisser à l’endroit désiré.
Filtrer les colonnes et les lignes
Vous pouvez filtrer les colonnes et les lignes en sélectionnant celles que vous souhaitez afficher :
- En cliquant sur « Colonne », vous pouvez choisir quelles colonnes afficher.
- En cliquant sur « Filtres », vous pouvez choisir quelles lignes afficher.
Le tableau se mettra automatiquement à jour et fera disparaître les colonnes ou lignes décochées.
Une fois vos modalités de paiement paramétrées, rendez-vous dans la section suivante → Créer tous mes tarifs.