Les cours d’essai sont un excellent moyen d’attirer de nouveaux élèves et de leur permettre de découvrir votre école avant de s’engager. Pour faciliter leur gestion, Viviarto vous permet d’ajouter, de modifier et de supprimer facilement des cours d’essai directement depuis votre planning.
Dans cet article, nous vous expliquons pas à pas comment gérer ces cours en toute simplicité, afin d’optimiser votre organisation et d’offrir une meilleure expérience à vos futurs adhérents.
Tuto vidéo
1. Ajouter un cours d’essai
Créer un format de vente pour le cours d’essai
Pour ajouter un cours d’essai dans un atelier, vous devez l’intégrer en tant que format de vente. Voici les étapes à suivre :
- Choisissez l’atelier souhaité : Accédez à la section Planning et sélectionnez l’atelier dans lequel vous souhaitez ajouter un cours d’essai.
- Cliquez sur « Modifier format de vente » : Dans l’atelier, cliquez sur l’option « Modifier format de vente » pour ouvrir la configuration de ce dernier.
Pour rappel, voici comment créer vos formats de vente : Créer les formats de vente de mon atelier
Ajouter un nouveau format de vente :
- Cliquez sur Ajouter un format de vente pour le cours d’essai.
- Renseignez les informations nécessaires, telles que le nom du format (par exemple, « Lundi 18:30 (1h) – Cours d’essai »), l’horaire, et la durée du cours.
- Cochez la case « Cours d’essai » : Dans les options du format, cochez la case « Cours d’essai » afin d’identifier ce format comme un cours d’essai. Cela permet de le distinguer des autres formats d’atelier réguliers.
- Mettez le format de vente en brouillon : Si vous n’êtes pas encore prêt à lancer la vente des places, mettez le format de vente en brouillon. Cela vous permet de préparer le cours d’essai sans qu’il soit visible pour les élèves avant le lancement.
Ajustez le nombre de places disponibles :
Une des erreurs fréquentes est de ne pas gérer correctement le nombre de places disponibles pour les cours d’essai. Répartissez les places de manière flexible pour éviter le surbooking.
Gestion des places disponibles pour éviter le surbooking
Si vous proposez des cours d’essai en ligne, vous devez être particulièrement vigilant sur la gestion du nombre de places pour éviter un surbooking. Voici pourquoi :
Imaginons que vous proposez 20 places pour les cours d’essai et que toutes ces places soient prises. Il ne restera alors aucune place pour les inscriptions annuelles, ce qui peut poser problème. Pour éviter cette situation, voici une méthode de gestion plus flexible :
Répartissez les places entre les inscriptions annuelles et les cours d’essai :
Si votre salle peut accueillir 30 personnes, vous pouvez allouer :
20 places pour l’année (inscriptions annuelles),
10 places pour les cours d’essai.
En procédant ainsi, vous gardez un bon équilibre entre les inscriptions annuelles et les tests. Vous ne risquez de manquer de places pour les inscriptions régulières si vos cours d’essai sont populaires.
Rendez-vous dans la section → Modifier mes places en vente
2. Supprimer un cours d’essai
Voici comment procéder :
Accédez à l’atelier concerné dans la section Planning ou Cours / Ateliers / Stages.
Sélectionnez le format de vente du cours d’essai : Dans la liste des formats de vente, choisissez le format du cours d’essai que vous souhaitez supprimer.
Supprimez le format de vente : Cliquez sur l’option pour supprimer ce format de vente. Cela retire le cours d’essai du planning sans affecter l’atelier principal.
3. Modifier un cours d’essai
Si vous avez besoin de modifier un cours d’essai en termes de date, horaire, nombre de places ou tarif, voici la procédure :
- Accédez à l’atelier concerné et sélectionnez le format de vente du cours d’essai.
- Cliquez sur « Modifier » pour ajuster les informations du cours d’essai, telles que l’horaire, la durée ou le nombre de places disponibles.
- Enregistrez vos modifications : Une fois les modifications effectuées, cliquez sur « Sauvegarder » ou « Enregistrer les changements » pour appliquer les ajustements.
4. Gérer l’accès au cours d’essai
Si vous souhaitez appliquer une politique de cours d’essai, vous pouvez le gérer directement dans la page Ma structure, dans l’onglet Politique Cours d’essai.
Ici, vous pouvez choisir combien de cours d’essai peuvent être pris par un participant par saison.
Par exemple : vous souhaitez que les participants n’aient que 2 séances de cours d’essai, vous pouvez cliquer sur Pas de limite et renseigner 2 unités.
Vous pouvez également choisir de limiter à un cours d’essai par participant, par cours. C’est-à-dire que pour un même participant, il ne pourra prendre qu’une seule fois un cours d’essai pour chaque cours. Dans ce cas, vous pouvez cocher Limiter 1 cours d’essai par participant, par cours, juste en dessous.