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Certains élèves ne souhaitent pas s’inscrire en ligne ? Aucun problème, enregistrez leur inscription vous-même dans Viviarto.
L’enregistrement manuel des inscriptions sur place se fait depuis l’onglet Recherche / Inscrire accessible dans le menu latéral gauche de votre Tableau de bord dans la section Acheteur / Inscriptions.
Cas 1 : L’acheteur n’existe pas encore dans le système
Si cet élève n’a jamais réservé en ligne de cours ou de stage dans votre école via le système de réservation Viviarto, suivez les étapes de cette section avant de passer à la suite
Si vous n’êtes pas dans de cas, passez directement au Cas 2 : L’acheteur existe déjà dans le système.
Dans ce cas, vous devez d’abord créer l’acheteur :
- Cliquez sur le bouton Créer dans la section Créer un acheteur.
- Complétez les informations demandées. Il est vivement conseillons d’indiquer une adresse email valide pour que l’élève reçoive les mails que vous lui enverrez depuis la plateforme. Néanmoins, si vous ne l’avez pas, indiquez une adresse email fictive comme par exemple : [email protected]
- Cliquez sur Créer acheteur.
Maintenant que vous avez créé l’acheteur, suivez les étapes de la section suivante.
Cas 2 : L’acheteur existe déjà dans le système
Ce cas se présente par exemple dans les situations suivantes :
- Vous venez de créer l’acheteur en suivant les étapes décrites précédemment (dans la section « Cas 1 : L’acheteur n’existe pas encore dans le système »)
- L’élève a déjà créé son compte Viviarto car il a déjà effectué une ou plusieurs inscriptions en ligne dans votre école.
- Vous avez déjà enregistré une ou plusieurs inscriptions vous même dans le système au nom de cet acheteur.
Si vous êtes dans l’une de ces situations, suivez les indications suivantes pour enregistrer cette / ces nouvelles inscriptions :
- Recherchez son nom, prénom ou son email dans la barre de recherche (ne l’écrivez pas en entier ce n’est pas nécessaire, les résultats remontent en temps réel).
- Cliquez sur le bouton Créer réservation.
Une fois dans le module de création de réservation, suivez les étapes indiquées.
Etape 1 : Sélectionner le cours et le tarif
- Sélectionnez l’atelier auquel l’élève souhaite s’inscrire, puis le format.
- Ensuite vous avez deux options, choisissez l’une d’elles :
- Ajouter une activité pour ce même élève et uniquement pour ce même élève, pas pour un autre car vous devez d’abord terminer la réservation d’un élève avant de faire la réservation d’un autre élève.
- Réserver et passer à l’étape suivante, pour finaliser la / les réservations pour cet élève.
Étape 2 : Sélection du participant & tarif
Ici, vous devez renseigner les informations sur le participant à l’atelier ; elles peuvent être identiques à celles de l’acheteur s’il réserve pour lui-même ou différentes si l’acheteur réserve pour son enfant par exemple.
Ensuite, vous devez sélectionner le tarif correspondant en fonction du nombre d’activités réservées pour ce participant ou d’une situation particulière.
Étape 3 : Produits additionnels
Cette section vous permet d’ajouter les éléments obligatoires (adhésions, licences) pour chaque saison. Attention, il se peut que l’élève ait déjà payé son adhésion lors d’une réservation précédente.
Etape 4 : Utiliser une réduction ?
Une fois à cette étape, renseignez un code de réduction si nécessaire ; sinon cliquez sur continuer.
Étape 5 : Votre modalité et moyen de paiement
En accord avec l’acheteur, sélectionnez la modalité et le moyen de paiement correspondants à ses besoins. À noter que lors d’une inscription sur place, les modalités et moyens de paiement en ligne ne sont pas disponibles dans un souci de préservation des données confidentielles.
Etape 6 : Compléter le formulaire d’inscription du participant puis de l’acheteur
Si la réservation concerne un élève déjà inscrit à un autre cours, cela aura pour effet de pré-remplir automatiquement les informations qui avaient déjà été saisies lors de sa précédente réservation.
Etape 7 : Terminez la réservation
Vérifiez le résumé des réservations que vous venez de faire pour cliquer sur le bouton
Bravo, vous avez terminé l’enregistrement de cette inscription « sur place » ! Pour enregistrer les paiements de cette inscription, rendez-vous dans la section suivante → Enregistrer les paiements de mes élèves (chèques, chèques-vacances, …).
Ajouter une date passée
Vous avez la possibilité d’enregistrer une réservation pour un atelier dont la date est passée. Il vous faut pour cela sélectionner votre acheteur, cliquer sur « créer une réservation » puis sur « Ajouter une date passée« .
Ensuite sélectionnez le cours avec le bon format et la bonne date de début et suivez le même parcours qu’une réservation classique.