Pour être visible, un atelier doit obligatoirement être associé à une ou plusieurs dates et à un ou plusieurs formats de vente. Créez vos dates en suivant ce guide.
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Créer des dates
Lorsque vous créez un atelier dans son intégralité en cliquant sur Sauvegarder et passer à l’étape suivante, la fenêtre de génération des dates s’ouvre automatiquement (étape 3 ci-dessous). Si vous avez déjà prérempli les informations primaires de l’atelier et que vous souhaitez le retrouver pour continuer à paramétrer, voici la démarche :
Depuis le menu Planning, cliquez sur Ateliers passés pour retrouver l’atelier précédemment créé auquel vous n’avez affilié aucune date
- Cliquez sur les 3 petits points à côté de son nom puis sur Modifier Dates
- Cliquez sur le bouton Ajouter des dates puis renseignez les informations demandées.
- Choisissez le calendrier de référence de la saison concernée : assurez-vous de sélectionner le bon calendrier pour que les dates correspondent à la période appropriée.
- Indiquez la date de début : cette date correspond au début de l’atelier. Dans les faits, vous n’avez pas besoin de modifier ce champ, car le système sélectionne automatiquement la première date du calendrier de référence, garantissant ainsi la précision.
- Sélectionnez le jour de la semaine : choisissez le jour exact auquel l’atelier se déroulera.
- Renseignez l’heure de début et de fin : assurez-vous que les horaires sont corrects et correspondent aux disponibilités de l’atelier.
- Les places de vente : c’est une étape cruciale, n’oubliez pas de définir correctement le nombre de places disponibles pour cette session. Cela garantit que vous ne dépasserez pas la capacité de l’atelier et que les inscriptions seront correctement gérées.
- Une fois toutes ces informations renseignées, sauvegarder. Les dates seront automatiquement ajoutées, il vous suffira ensuite de fermer la fenêtre pour revenir à votre planning.
Pour créer une seule date, sélectionnez Définir via fréquence et laissez le champ Date de fin vide.
S’il y a des dates de vacances entre les dates de début et de fin, créez un Calendrier de référence en enlevant les dates de vacances. Sinon vous pourrez toujours supprimer les dates souhaitées après avoir créé ce groupe de dates.
Si vous devez créer les dates de plusieurs cours différents, créez les dates cours par cours, et non les dates de plusieurs cours dans le même cours.
Modifier mes dates
Pour supprimer une date, cliquez sur l’icône de la poubelle.
Vous pouvez ajuster rapidement et simplement le nombre de places en vente à posteriori depuis le menu Places en vente à gauche → Modifier mes places en vente.
Pour modifier la date, les horaires de début et de fin ou les places en vente, vous pouvez le faire en utilisant « Modification groupée » ou le faire ligne par ligne dans le tableau.
Si vous souhaitez supprimer ou ajouter un jour, il vous suffit de cocher le nombre de jours souhaités dans le tableau. Le système ajoutera ou soustraira automatiquement ces jours, en fonction de vos choix, pour s’assurer que les dates restent cohérentes.
Attention : Le système ne distingue pas les jours fériés des jours classiques. Lors d’une modification groupée, s’il y a une date supprimée (ex. : un lundi férié), cette suppression sera automatiquement reportée sur le nouveau jour choisi (ex. : le mardi), même si ce jour n’est pas férié.
Lorsque toutes les dates de votre cours sont créées, vous devez les associer à un format de vente afin de rendre votre atelier visible des internautes. Pour cela, rendez-vous dans la section suivante → Créer les formats de vente de mon atelier.
Ajouter des dates sur un cours ayant déjà des inscriptions
Cette situation peut arriver si vous modifiez votre date de rentrée ou vos dates de vacances par exemple, et que vous devez ajouter une ou plusieurs dates à un atelier.
- Cliquez sur l’atelier à modifier puis sur « Modifier Dates ».
- Cliquez sur « Ajouter des dates ».
- Ajoutez les dates souhaitées via fréquence.
- Renseignez correctement le nombre d’occurrences si la date doit se répéter.
- Indiquez une date de début et une date de fin, si vous n’indiquez qu’une date de début, cette date n’apparaîtra que pour ce jour-là.
- Attention aux places en vente : assurez-vous que les disponibilités sont bien définies.
- Précisez à l’avance si l’événement doit se répéter par jour ou par semaine.
- Allez dans les « formats de vente ».
- Pour chaque format de vente où les dates doivent être ajoutées, cliquez sur les 3 petits points puis sur « Modifier ».
- Ensuite, cochez les dates qui viennent d’être ajoutées dans le format et sauvegardez.
Maintenant que les dates sont ajoutées à l’atelier, il faut ajouter également les élèves qui s’étaient déjà inscrits et qui doivent avoir cette date réservée. Pour cela, il faut:
- Aller dans Modifier participants par format
- Pour chaque participant : cliquer sur les 3 petits points, puis sur Achats
- Cliquer sur les 3 petits points de l’achat à modifier puis sur Modifier dates
- Dans la section « Ajouter des dates » en bas, cliquez sur le « + » à côté des dates à ajouter
- L’ajout se fera automatiquement, il vous suffira ensuite de fermer la fenêtre.
Pour supprimer une date à un participant, il vous suffit de cliquer sur la croix à droite de sa date
