Ce tutoriel vous aide à comprendre les étapes essentielles à suivre pour bien débuter sur Viviarto.
Avant de commencer les paramétrages, il est conseillé de créer votre première saison ou de suivre les étapes de changement de saison afin d’organiser correctement votre Tableau de bord. Pour en savoir plus, consultez le tutoriel : Gérer vos Saisons et Archives.
1. Modifier ma page de présentation
Votre page de présentation est la page d’accueil visible par vos élèves ou adhérents. Ils s’y rendent pour réserver vos activités.
Pour la modifier :
- Cliquez sur l’icône « + » à côté du nom de votre structure.
Cliquez sur le petit crayon 🖉 à côté de « Ma structure » pour ouvrir la page.
Pour en savoir plus sur cette section, consultez le tutoriel : Modifier sa page école
2. Choisir mes moyens de paiements
La sélection des moyens de paiement se fait depuis l’onglet Moyen de paiement, accessible dans le menu Paramétrage.
Une fois dans cet onglet, cliquez sur Ajouter un moyen de paiement et cochez les moyens de paiement que vous souhaitez proposer à vos adhérents en cliquant à gauche de chaque option.
Pour en savoir plus, consultez le tutoriel : Choisir mes moyens de paiement
3. Créer toutes mes modalités de paiement
La création des modalités de paiement se fait depuis l’onglet Modalité de paiement accessible dans le menu Paramétrage.
Une fois dans cet onglet :
- Cliquez sur le bouton « Ajouter une modalité ».
- Configurez les modalités que vous souhaitez proposer à vos élèves/adhérents.
Pour en savoir plus, consultez le tutoriel : Créer toutes mes modalités de paiement
4. Créer tous mes tarifs
La création des tarifs se fait depuis l’onglet Tarifs accessible dans le menu Paramétrage.
Une fois dans cet onglet :
- Cliquez sur le bouton « + Ajouter un tarif ».
Pour en savoir plus, consultez le tutoriel : Créer tous mes tarifs
5. Créer un calendrier de référence
Un calendrier de référence vous permet de planifier vos jours ouvrés pour simplifier la création de vos ateliers. Vous pouvez le créer depuis l’onglet Calendrier de référence dans le menu Paramétrage
Pour en savoir plus, consultez ce tuto : Créer un calendrier de référence
6. Création de vos ateliers
La création de vos ateliers se passe dans la partie Planning du menu Quotidien.
Si vous utilisez déjà Viviarto la saison précédente, vous pouvez Créer votre planning pour la saison prochaine en dupliquant les ateliers de votre saison actuelle
6. a. Paramétrer les informations principales de mon atelier
Pour commencer, cliquez sur Créer un atelier, puis remplissez les différents champs demandés.
Pour en savoir plus sur cette étape, consultez ce tuto : Paramétrer les informations principales de mon atelier
6. b. Ajouter des dates à mon atelier
Une fois la première partie sauvegardée, vous serez redirigés sur l’onglet des dates. Cliquez sur Ajouter des dates renseignez les informations demandées, puis sélectionnez Prendre en compte le calendrier de référence pour vos ateliers à l’année.
Pour en savoir plus sur cette étape, consultez ce tuto : Ajouter des dates à mon atelier
6. c. Créer les formats de vente de mon atelier
Un format de vente définit comment vous souhaitez vendre vos séances : en cours annuel, à l’unité ou en cours d’essai.
Vous devez créer autant de formats de vente par atelier que de modes de réservation souhaités.
Pour en savoir plus sur cette étape, consultez ce tuto : Créer les formats de vente de mon atelier
7. Personnaliser mes formulaires d’inscription
La personnalisation de vos formulaires d’inscription se fait dans l’onglet Formulaire d’inscription accessible dans le menu Paramétrage.
Cliquez sur Ajouter un formulaire, puis sur Ajouter/Supprimer un champ.
Sélectionnez les champs souhaités, cliquez sur Ajouter, puis définissez s’ils doivent être obligatoires ou ajoutez-leur une description.
Pour en savoir plus sur cette étape, consultez ce tuto : Personnaliser mes formulaires d’inscription
8. Ajouter un lieu à mon atelier
La création des lieux se fait depuis l’onglet Lieux accessible dans le menu Paramétrage.
Cela permet aux élèves de filtrer par lieu lorsqu’ils recherchent une activité, particulièrement si vous proposez des ateliers dans plusieurs endroits.
Pour en savoir plus sur cette étape, consultez ce tuto : Ajouter un lieu à mon atelier
9. Ajouter des codes de réductions
Pour créer un ou plusieurs codes de réduction, il faut se rendre dans l’onglet Code de réduction accessible dans le menu Paramétrage
Vous pouvez appliquer des promotions sous forme de montant fixe ou de pourcentage.
Pour en savoir plus, consultez ce tuto : Mes codes de réduction
10. Créer une adhésion / licence
Créer une licence ou une adhésion vous permet de suivre précisément votre nombre d’adhérents ou licenciés.
La création se fait depuis l’onglet Produits complémentaires accessible dans le menu Paramétrage
Pour en savoir plus, consultez ces tutos : Créer une adhésion / cotisation et Créer une licence
11. Créer vos professeurs
Cela vous permet d’associer un ou plusieurs formateurs, intervenants ou professeurs à vos activités. Vous saurez ainsi qui encadre quelle activité, et vos élèves ou adhérents auront également accès à cette information.
Pour ajouter une fiche formateur, rendez-vous dans l’onglet Planning formateur accessible depuis le menu Paramétrage
Pour en savoir plus, consultez ce tuto : Planning formateurs
12. Mettre en ligne mes activités
Dans la section Planning, cliquer sur le Activer / Désactiver brouillons au milieu à droite du Tableau de bord Viviarto.
Décochez toutes les lignes, descendez en bas de la fenêtre et cliquez sur Sauvegarder. Si vous avez des cartes de cours, restez dans cette fenêtre, allez dans l’onglet EPASS et faites de même. Fermez ensuite la fenêtre.
Allez sur Voir la page côté élève/adhérent pour vérifier que tout est OK.
13. Connecter votre planning d’activités à votre site Internet
Allez dans Planning, puis dans Voir la page côté élève/adhérent.
Copiez l’URL de la page et intégrez-le à votre site internet, par exemple derrière un bouton « Inscription ».
Pour en savoir plus, consultez ce tuto : Connecter votre planning d’activités à votre site Internet