Le tableau de l’onglet Contrat – Erreur montants vous permet de voir les contrats pour lesquels vous avez fait des erreurs en modifiant les achats ou les paiements d’un élève.
Il y a trois colonnes qui vous fourniront des informations sur l’origine du problème :
- La colonne Total moins remboursement, qui se base sur le montant de l’échéancier
- La colonne Total produits, qui se base sur le montant total des achats
- La colonne Différence, qui met en avant l’écart à corriger entre les achats et l’échéancier
Comprendre les erreurs
Pour visualiser le détail des achats et des paiements de vos élèves, il vous faut cliquer sur les 3 petits points en face de leur nom, puis sélectionner Contrat, Achats ou Paiements.
Sur le contrat, vous pourrez consulter les notes associées qui décrivent les actions effectuées sur ce contrat.
En général, les erreurs sont liés au fait que vous avez coché la case pour ne pas modifier l’échéancier, ce qui modifie les achats sans modifier les paiements de l’élève.
Corriger les erreurs
- Si le paiement est déjà effectué, vos modifications n’affectent pas l’échéancier. Dans ce cas, vous devrez ajuster les achats avec les bons montants, puis procéder à un remboursement en cas de trop-perçu, ou demander à Viviarto d’ajouter un montant à collecter sur place si un paiement est manquant.
- Si le paiement est encore en cours, vous avez la possibilité de corriger directement les achats pour les aligner avec l’échéancier. Par exemple, si vous avez annulé un atelier par erreur en cochant la mauvaise case, il suffit de réapprouver l’achat en décochant la case pour revenir à la situation initiale, puis d’annuler l’achat sans cocher la case pour que l’échéancier soit mis à jour.
Pour corriger vos erreurs, vous pouvez vous aider des tutos suivant en fonction des actions à réaliser: Annuler une inscription, Ajout ou suppression d’un produit, Modifier le tarif choisi par mon élève, Changer un élève de cours.