Gérer mes Epass

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Qu’est-ce qu’un Epass ?

Un Epass est une carte achetée auprès d’une école donnant accès à plusieurs cours d’une ou plusieurs disciplines. L’achat de cette carte permet à son détenteur de s’inscrire à des séances de cours à l’unité (en général) dans une liste prédéfinie par l’établissement. 

La pré-création

Avant de créer un Epass, nous vous invitons à réfléchir précisément en amont à certaines questions qui vous seront utiles dans la création de l’Epass. Pour cela, préparez des réponses précises aux questions suivantes:

• Combien de carte voulons-nous proposer? 
• Combien de séances par carte? Des cartes de 2 séances? De 5? De 10?
• La carte donne accès à combien de disciplines? Une? plusieurs? Si plusieurs, lesquelles? 
• Quel sera le tarif pour chaque carte?
• Quelles sont les modalités de paiement de nos tarifs? À la commande? Paiement en 2 fois? 
• Est-ce-que nous proposons uniquement le paiement en ligne ou également des paiements sur place? Dans ce cas, sous quelle forme: chèques? Espèces? Chèques vacances? Autres? Tous?

Créer mon premier Epass

Pour créer un Epass, il faut suivre ces différentes étapes. La première étant la création des tarifs associés qui se fait depuis l’onglet Tarifs. Vous ne savez pas comment faire, pas de soucis cliquez sur ce lien → Créez tous mes tarifs Epass. 

Après cela, retournez sur l’onglet Epass accessible depuis le menu Paramétrage de votre Tableau de bord. Une fois dans l’outil, cliquez sur le bouton bleu Ajouter un Epass. L’écran de création se présente comme ceci :

Titre de cet Epass

Exemple : Vous proposez un Epass de 5 cours à 60 €, vous pouvez mettre comme titre Carte Epass – 5 séances. Vous pouvez aussi préciser le cours pour lequel il est accessible dans le titre, par exemple Carte Epass – 5 séances Pilates.

Nombre de crédits

Cela équivaut au nombre de séances accessibles avec la carte. Si nous utilisons le même exemple que celui utilisé plus haut, vous mettrez donc 5 car la carte donne accès à 5 séances.

Date de fin de vente     

La date de fin de vente équivaut à la date à laquelle la carte Epass ne pourra plus être achetée. 

Exemple :  La saison dans l’école de danse Zidanse se termine le 31 juillet, nous décidons donc d’arrêter la vente des cartes 2 mois avant. Ce qui équivaut à dire qu’à partir du 1 juin, les cartes Epass que nous proposons ne pourront plus être achetées pour la saison 2025-2026.  

Durée de validité

Cela équivaut à la période pendant laquelle la carte peut être utilisée. A ce niveau, nous avons 2 choix: 

• Par date fixe : Nous décidons de fixer une date à partir de laquelle les cartes ne pourront plus être utilisées pour accéder aux cours. Reprenons l’exemple utilisé juste avant, la date pourrait être 1 mois avant la fin de la saison, ce qui équivaudra à dire que le 1er juillet plus aucune carte Epass acheté n’est valide. 
• Par nombre de mois glissants : Nous choisissons un nombre de mois durant lequel les cartes sont valides après achat. Nous définissons donc le nombre de mois qui permettront d’utiliser la carte. Prenons 5 mois, cela correspond à dire que la carte Epass est valide jusqu’à 5 mois après son achat. 

Présentation de l’Epass

Cette section permet d’apporter des précisions supplémentaires sur la carte vendue. Il est, par exemple, possible d’y mentionner les disciplines auxquelles elle donne accès. Plus généralement, cette partie offre l’opportunité d’insérer toutes informations jugées utiles pour l’achat de la carte autre que celles déjà mentionnées. 

Tarifs du Epass 

Ici, la liste de tous les tarifs créés s’affiche. Il faut sélectionner les tarifs correspondant à la carte créée. 

Exemple: Si nous avons enregistré le tarif de 100 euros pour un Epass donnant accès à 5 séances, il faut le sélectionner à ce niveau de création de la carte. 

Quels cours sont réservables avec cet Epass ?

Dans cette section, il faut sélectionner soit les cours, soit un ou plusieurs ateliers ou bien directement le ou les formats concernés. Nous vous recommandons de choisir plus précisément le ou les formats de séances à l’unité. En effet, il s’agit des mieux adaptées quant à l’utilisation des cartes Epass. 

Si toutes ces étapes ont été respectées, vous pouvez Sauvegarder ; la carte Epass a été créée.

Les cartes Epass créées apparaissent ainsi :

Les statuts des cartes Epass

Il existe 4 statuts qui sont propres aux cartes Epass :

• Tarif manquant
• Brouillon
• Expiré
• En vente.

Ces statuts vous permettent de connaître l’état de votre carte, de savoir si elle est toujours en vente, dans le cas contraire de connaître la raison pour laquelle elle ne l’est pas.

Le statut Tarif manquant fait référence au fait qu’aucun tarif n’a été associé à la carte Epass créée. Elle n’est donc pas visible ni achetable par les élèves. Pour y remédier, il faut associer la carte à un tarif créé au préalable.

Le statut Brouillon est une option qui vous permet de créer des Epass sans qu’ils ne soient visibles, ni réservables par les internautes. Pour le faire, il faut lors de la création activer le mode brouillon. Vous avez aussi la possibilité d’y mettre un Epass déjà en vente. Pour le faire, il faut simplement modifier l’Epass et cocher le mode brouillon. Il se reconnaît par un cadenas fermé.

Le statut Expiré fait référence aux cartes dont la date limite de vente est atteinte voire dépassée. Ce type de carte est retiré de la vente et disparaît de l’interface élève. Les cartes Epass expirées sont reconnaissables par le signe de l’horloge barrée.

Le statut En vente est celui associé aux cartes Epass créées en remplissant toutes les étapes et valides. Lorsqu’une carte a ce statut, elle est visible et peut être achetée par les participants.

Vous avez à tout moment la possibilité de modifier les paramétrages de vos Epass en cliquant sur les 3 petits points à côté du nom de la carte puis sur Modifier.

Comment exporter un Epass

Exporter vos cartes Epass, vous permet d’en avoir une vue globale et de vous assurer de l’exactitude des paramétrages réalisés ou bien de vérifier que chaque Epass créé a été paramétré correctement.

• Dans l’onglet Epass, cliquez sur Export
• Choisissez le format dans lequel vous voulez récupérer le fichier : Excel ou CSV
• Le document contenant la liste de tous les Epass est téléchargé dans vos fichiers

La liste des acheteurs

Plusieurs méthodes vous permettent d’accéder à la liste des acheteurs.

La première (qui est aussi la plus simple) vous permet d’obtenir la liste de vos acheteurs par type de carte Epass.

• Dans l’onglet Epass, cliquez sur les 3 petits points à côté du nom de la carte Epass dont vous souhaitez avoir la liste des acheteurs
• Sélectionnez Acheteurs, vous obtiendrez la liste exacte de tous les acheteurs pour cette carte

La deuxième option, vous permet de consulter la liste des acheteurs de tous vos produits soit de vos cours à l’année, à l’unité, de vos cartes Epass, etc… Elle vous permet aussi d’exporter cette liste selon les formats Excel ou CSV en cliquant simplement sur les cases correspondantes.

• Allez dans l’onglet Suivi des paiements, qui se trouve dans le menu Finances de votre Tableau de bord . La liste de tous les acheteurs s’affiche.
• Pour avoir la liste des acheteurs des cartes Epass, rechercher Epass dans la barre de recherche qui se trouve en haut à droite. La liste des acheteurs des cartes Epass apparaît

Modifier les Epass de mes élèves

Vous avez la possibilité de modifier les cartes Epass achetées par vos élèves.

Prenons un exemple, vous avez mis en vente une carte Epass 3 cours. Malheureusement, il y a eu une erreur lors de la création de la carte et elle affiche 30 crédits. Vous avez modifié la carte, cependant, elle a déjà été achetée par certains de vos élèves. Vous devez donc, pour chaque élève l’ayant achetée, modifier le nombre de cours pouvant être réservé.

Pour le faire,

• Aller sur l’onglet Suivi des paiements accessible depuis le menu Finances
• Rechercher votre élève grâce à la barre de recherche
• Cliquer sur les 3 petits points à côté du nom de votre élève puis sur Achats
• Cliquer sur les 3 petits points, puis sur Modifier le Epass

• Ajuster maintenant le nombre de crédits de la carte qui correspond au nombre de cours que peut acheter la carte au total

• Puis cliquer sur Sauvegarder

La carte est modifiée, l’élève ne pourra réserver que le nombre de cours que vous aurez paramétré.