Créer un avoir dans Viviarto vous permet de conserver une trace des remboursements ou ajustements effectués pour un élève, par exemple lorsqu’il y a un trop-perçu d’une saison à l’autre ou si une modification de paiement a eu lieu. Cela vous aide à maintenir un suivi précis et à gérer les finances de manière transparente pour chaque élève.
Tuto vidéo à venir
Créer un avoir
Un avoir ne peut être généré qu’à la suite d’une émission de facture. Pour cela, vous pouvez consulter ce tuto: Faire des factures à mes inscrits
1. Générer le devis
Lorsque vous souhaitez annuler une facture créée, vous pouvez établir le devis de votre avoir. Si vous êtes toujours sur la page de création de la facture, vous pouvez y rester, sinon :
- Aller sur l’onglet Suivi des paiements accessible depuis le menu Finances
- Rechercher votre élève grâce à la barre de recherche
- Cliquer sur les 3 petits points à côté du nom de votre élève puis sur Factures & Avoirs
Dans la page qui s’ouvre, cliquez sur les 3 petits points en face de la facture puis sur Ajouter un devis d’avoir
Un popup s’ouvre et vous permet de vérifier et modifier rapidement les différentes sections :
- Information Organisateur : Ici sont reprises les informations que vous avez saisies depuis l’onglet Mentions légales du menu Modifier informations. Vérifiez-les.
- Pour apporter des corrections, cliquez sur Modifier Information à gauche en bleu.
- Acheteur – prénom / Nom : Par défaut les informations du Contrat sont reprises mais vous pouvez les modifier si le destinataire vous donne des indications différentes et que vous les acceptez.
- Adresse / Code postal / Ville : Par défaut, les informations du Contrat sont reprises mais vous pouvez les modifier si le destinataire vous donne des indications différentes et que vous les acceptez. Sans adresse, vous ne pouvez pas éditer la facture ni le devis.
- Objet facture : Un intitulé s’affiche par défaut mais vous pouvez le modifier en supprimant ce texte et en écrivant l’objet de votre choix. Celui-ci doit être représentatif de la prestation facturée.
- Date d’émission : Par défaut c’est la date du jour. Vous pouvez fixer une date différente mais veilliez à respecter le cadre légal.
Si vous souhaitez ne créer un avoir que pour une partie de la réservation, vous pouvez supprimer certains produits en cliquant sur la corbeille
Ne vous en faites pas, l’avoir ne remplacera pas la facture qui avait déjà été générée, cela créera un autre ligne
2. Vérifier et ajuster le devis
Vous pouvez modifier ce devis à votre guise en cliquant sur les 3 petits points en face puis sur Modifier
3. Figer le devis en facture
Lorsque le devis est conforme à la facture que vous souhaitez faire, cliquez sur les 3 petits points puis sur Facturer puis confirmez l’opération. Une fois l’avoir créé, il n’est plus modifiable.
Suivre mes avoirs
Depuis l’onglet Factures / Avoirs aux inscrits, vous pouvez cliquer sur l’entête de la colonne Statut pour faire remonter vos avoirs. Cela vous permettra de voir à quels élèves vous pouvez appliquer des réductions, en lien avec ces avoirs.