Ce module vous permet de rembourser vos adhérents qu’ils aient payé en ligne comme sur place.
Tuto Vidéo à venir
Rembourser un élève qui a réglé en ligne (en CB ou prélèvement SEPA)
Il faut toujours que l’échéancier et les achats soient raccords. Il faut donc au préalable annuler le ou les produits correspondants et si besoin, les prélèvements dans le futur de l’élève.
Pour cela, vous pouvez vous aider de ce tuto : Annuler une inscription.
Dans le cas où le participant aurait déjà réglé une partie ou la totalité du coût de l’inscription, il est nécessaire de réaliser une régularisation du montant dû à l’élève.
Cas 1: Le prélèvement date de moins d’un mois.
Si le prélèvement date moins d’un mois, vous avez la possibilité de demander à Viviarto un remboursement direct à l’élève.
Pour le faire, vous devrez faire une demande par mail à l’adresse [email protected] , en envoyant le lien du contrat.
Avant de demander un remboursement, assurez-vous d’avoir mis à jour les achats, en annulant ou mettant à jour les produits. Vous pouvez vous aider du tuto suivant : Annuler une inscription.
Dès réception de votre mail, Viviarto réalisera le remboursement à l’élève. Puis, indiquera dans le système les montants remboursés et vous les constaterez dans votre tableau de bord.
Cas 2 : Le prélèvement date de plus d’un mois.
Dans ce cas, vous devez rembourser l’élève directement. Ainsi, vous pouvez enregistrer les remboursements envers vos élèves dans le système. Tous les autres tableaux financiers se mettent à jour (Suivi des paiements, Tableau financier détaillé etc).
Avant d’effectuer un remboursement, assurez-vous d’avoir mis à jour les achats, en annulant ou mettant à jour les produits. Vous pouvez vous aider du tuto suivant : Annuler une inscription.
Pour rembourser l’élève directement,
- Allez dans l’onglet Paiement sur place ;
- Cliquez sur + Ajouter un paiement sur place, puis recherchez votre acheteur et cliquez sur créer un paiement sur place.
- Renseignez les informations demandées en mettant le paiement en mode « Décaissé » du montant que vous souhaitez rembourser ;
- Cochez « Afficher les contrats terminés », cochez le bouton à gauche du contrat et renseignez le montant à rembourser en face.
- Ensuite, vous pouvez sauvegarder le paiement.
Rembourser un élève qui a réglé sur place
Cas 1: Si vous avez encore le paiement de l’élève entre les mains
Si vous n’avez pas encore encaissé le paiement de votre élève, vous pouvez lui rendre directement son paiement et supprimer le paiement sur place que vous aviez enregistré.
Assurez-vous d’avoir mis à jour les achats, en annulant ou mettant à jour les produits. Vous pouvez vous aider du tuto suivant : Annuler une inscription.
Cas 2: Si vous n’avez plus son paiement entre les mains
Avant d’effectuer un remboursement, assurez-vous d’avoir mis à jour les achats, en annulant ou mettant à jour les produits. Vous pouvez vous aider du tuto suivant : Annuler une inscription.
Si vous avez déjà encaissé le paiement de votre élève, vous devrez enregistrer un paiement sur place. Pour cela :
- Allez dans l’onglet Paiement sur place ;
- Cliquez sur + Ajouter un paiement sur place, puis recherchez votre acheteur et cliquez sur créer un paiement sur place.
- Renseignez les informations demandées en mettant le paiement en mode « Décaissé » du montant que vous souhaitez rembourser ;
- Cochez « Afficher les contrats terminés », cochez le bouton à gauche du contrat et renseignez le montant à rembourser en face.
- Ensuite, vous pouvez sauvegarder le paiement.
Vous pouvez distinguer les paiements sur place encaissés de ceux décaissés. Ainsi, vous pouvez enregistrer les remboursements envers vos élèves dans le système. Tous les autres tableaux financiers se mettent à jour (Suivi des paiements, Tableau financier détaillé etc).