Pour envoyer un email ou un SMS à vos inscrits, il vous faut vous rendre dans l’onglet Emails / SMS accessible depuis le menu Participants de votre Tableau de bord.
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Envoyer mon premier Email
Par défaut, le choix de l’outil est sur Email. Pour envoyer un email, il vous faut suivre certaines étapes.
Le type de recherche
- A qui est-ce que je souhaite envoyer ce mail ? Établissez une liste
Lorsque votre liste est établie, vous pouvez commencer la sélection des destinataires. Pour cela, définissez le type de recherche des participants ciblés :
- Vous souhaitez envoyer votre email à un élève en particulier : dans ce cas laissez le type de recherche sur Par élèves et taper le nom de famille OU le prénom de l’élève dans la barre de recherche et cliquez sur la loupe (ou tapez sur la touche Entrée).
- Vous voulez envoyer votre email en sélectionnant un atelier dans le planning : sélectionnez Planning puis cliquez sur l’élément désiré. Cela vous permet d’envoyer l’email à tous les participants de l’atelier, d’un format ou d’une date.
- Vous voulez envoyer votre email en faisant une recherche par atelier : dans ce cas changer le type de recherche sur Par atelier et cochez le ou les atelier(s) qui vous intéressent. Vous pouvez cocher plusieurs ateliers dans la même sélection si vous le souhaitez.
- Vous voulez envoyer votre email en sélectionnant un cours / créneau horaires : dans ce cas choisissez Par format (formats de vente). Sélectionnez premièrement l’atelier ciblé, puis le ou les format(s) voulus pour obtenir les adresses emails de tous les participants de ce / ces cours.
- Vous voulez envoyer votre email en sélectionnant une séance précise : dans ce cas choisissez Par date. Sélectionnez d’abord l’atelier puis le ou les format(s) désirés et enfin la ou les dates pour obtenir les adresses emails de tous les participants à cette / ces séances de cours ciblées.
Les destinataires
Il vous faut ensuite cocher les destinataires du mail. Vous pouvez modifier vos choix en cliquant sur une de vos recherches précédantes puis en décochant le ou les nom(s) de ceux à qui vous ne voulez pas envoyer le mail. Vous avez la possibilité de choisir parmi les participants que vous avez approuvés ou que vous avez décochés.
Vous avez également la possibilité d’envoyer un mail supplémentaire aux responsables légaux en cochant la case se trouvant sous la barre de recherche. Cette case ne s’affiche que si au moins un participant a un responsable légal enregistré dans Viviarto.
Vous pouvez aussi rajouter des destinataires qui ne sont pas dans la liste prédéfinie et qui ne sont pas dans le système en cliquant sur Ajouter des emails en copie invisible
Rédaction de l’email
L’adresse mail et le nom de votre structure enregistrés lors de la création de votre compte seront renseignés par défaut dans les champs d’informations de l’expéditeur. Vous pouvez les modifier si besoin.
Rédigez l’objet et le corps de votre mail puis envoyez.
Envoyer mon premier SMS
Pour rédiger votre premier SMS, vous devez cliquer sur le bouton SMS. Ce bouton est par défaut sur Email.
Contrairement aux emails qui sont illimités, vous devez acheter des packs de 500 SMS à 27€ TTC pour pouvoir en envoyer. Pour ajouter des crédits SMS, veuillez contacter [email protected].
Le type de recherche
- A qui est-ce que je souhaite envoyer ce SMS ? Etablissez une liste
Lorsque votre liste est établie, vous pouvez maintenant commencer la sélection des destinataires. Pour sélectionner vos destinataires, il vous faut définir le type de recherche des participants ciblés :
- Vous souhaitez envoyer votre SMS à un élève en particulier : dans ce cas laissez le type de recherche sur Par élèves et taper le nom de famille OU le prénom de l’élève dans la barre de recherche et cliquez sur la loupe (ou tapez sur la touche Entrée).
- Vous voulez envoyer votre SMS en sélectionnant un atelier dans le planning : sélectionnez Planning puis cliquez sur l’élément désiré. Cela vous permet d’envoyer l’email à tous les participants de l’atelier, d’un format ou d’une date.
- Vous voulez envoyer votre SMS en faisant une recherche par atelier : dans ce cas changer le type de recherche sur Par atelier et cochez le ou les atelier(s) qui vous intéressent. Vous pouvez cocher plusieurs ateliers dans la même sélection si vous le souhaitez.
- Vous voulez envoyer votre SMS en sélectionnant un cours / créneau horaires : dans ce cas choisissez Par format (formats de vente). Sélectionnez premièrement l’atelier ciblé, puis le ou les format(s) voulus pour obtenir les adresses emails de tous les participants de ce / ces cours.
- Vous voulez envoyer votre SMS en sélectionnant une séance précise : dans ce cas choisissez Par date. Sélectionnez d’abord l’atelier puis le ou les format(s) désirés et enfin la ou les dates pour obtenir les adresses emails de tous les participants à cette / ces séances de cours ciblées.
Les destinataires
Sélectionnez ensuite les destinataires de votre SMS. Pour cela, cocher leurs noms dans la liste qui s’affiche. La liste des destinataires s’affichera dans le bloc Destinataires.
Vous pouvez aussi rajouter des destinataires qui ne sont pas dans la liste prédéfinie. Par exemple, vous pouvez inclure les numéros des professeurs. Il vous suffit de renseigner manuellement les numéros en les espaçant d’une virgule.
Rédaction du SMS
À ce niveau, il ne vous reste plus qu’à rédiger votre message. Vous disposez de 160 caractères par message. Cliquez sur Envoyer lorsque vous avez terminé.
Vos élèves recevront votre message avec les informations paramétrées avec l’équipe Viviarto avant l’activation du système SMS.
Les crédits SMS
Le système des SMS fonctionne par crédit SMS utilisable. Lorsque vous souscrivez au module SMS, vous achetez un crédit SMS qui correspond au nombre de messages que vous pouvez envoyer.